This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Настройка базы данных

Создадим в базе данных все необходимые для использования в рассматриваемом примере элементы. Элементы определены в функциональных требованиях.

Конфигурация Счетов

Вы должны начать с минимального набора счетов, и для этого вам потребуется несколько типов счетов. Вы можете структурировать ваши счета в план счетов в любое время (и, по сути, их можно структурировать в несколько дополнительных планов счетов одновременно, как описано в главе «Конфигурация счетов от А до Я»), так что вам не нужно чрезмерно беспокоиться о структуре плана счетов.

Типы Счетов

Создайте типы счетов, воспользовавшись меню [Управление финансами ‣ Конфигурация ‣ Учет финансов ‣ Финансовые счета ‣ Типы счетов (Financial Management ‣ Configuration ‣ Financial Accounting ‣ Financial Accounts ‣ Account Types) и нажав кнопку [Новый] (New). Вам понадобятся следующие четыре типа счетов, первый из которых показан на иллюстрации «Новый тип счета»:

Defining Account Types

Название типа счета (Acc. Type Name)

Код (Code)

Последовательность (Sequence)

Знак в отчетах (Sign on Reports)

Метод отсрочки (Deferral Method)

Счет Контрагента (Partner Account)

Вид (View)

view

5

Положительный (Positive)

Пусто (None)

не отмечено (unchecked)

Выручка (Income)

income

5

Положительный (Positive)

Не выверенный (Unreconciled)

не отмечено (unchecked)

Затраты (Expense)

expense

5

Положительный (Positive)

Не выверенный (Unreconciled)

не отмечено (unchecked)

Средства (Cash)

cash

5

Положительный (Positive)

Баланс (Balance)

не отмечено (unchecked)

/doc_static/5.0/_images/openerp_ch03_acctype.png

Новый тип счета

Регистры учета

Создайте счета, воспользовавшись меню [Управление финансами ‣ Конфигурация ‣ Финансовый учет ‣ Финансовые счета ‣ Список счетов] (Financial Management ‣ Configuration ‣ Financial Accounting ‣ Financial Accounts ‣ List of Accounts)', и нажав кнопку :guilabel:`[Новый] (New).

Вам нужны следующие счета: для обработки закупок, продаж, неоплаченных пока заказов, еще два для получения и поставки товаров, и один для оплаты и получения средств. И еще один «организующий» счет, который является просто видом на остальные пять. Таким образом, вам нужны следующие шесть счетов, пример одного из которых показан на иллюстрации «Новый счет».

Defining Accounts

Название (Name)

Код (Code)

Внутренний тип (Internal Type)

Породитель (Parent)

Тип счета (Account Type)

Выверка (Reconcile)

Минимальный план (Minimal Chart)

0

Вид (View)

 

Вид (View)

не отмечено (unchecked)

Кредиторская (Payable)

AP

Кредиторская (Payable)

0 Минимальный план (0 Minimal Chart)

Затраты (Expense)

отмечено (checked)

Дебиторская (Receivable)

AR

Дебиторская (Receivable)

0 Минимальный план (0 Minimal Chart)

Выручка (Income)

отмечено (checked)

Средства (Cash)

C

Прочие

0 Минимальный план (0 Minimal Chart)

Средства (Cash)

не отмечено (unchecked)

Закупки (Purchases)

P

Прочие

0 Минимальный план (0 Minimal Chart)

Затраты (Expense)

не отмечено (unchecked)

Продажи (Sales)

S

Прочие

0 Минимальный план (0 Minimal Chart)

Выручка (Income)

не отмечено (unchecked)

/doc_static/5.0/_images/openerp_ch03_accts.png

Новый счет

Тип счета (Account Type) выбирается из только что созданного вами списка типов. Хотя список выглядит как текстовое поле, он ведет себя не совсем так. Одного нажатия клавиш <Del> или <Backspace> достаточно, чтобы удалить весь текст, а когда вы вводите название (или часть названия), Вы все равно должны связать введенный текст с элементом списка, нажав значок [Поиск] (Search) справа от поля.

Свойства

Теперь определим некоторые свойства по умолчанию так, чтобы не думать о том, какой счет используется для каких проводок каждый раз, когда вы что-то делаете. Основные новые свойства -- это те четыре, которые связывают дебиторскую и кредиторскую задолженность по отношению к контрагентам, и расходы и доходы с категориями продуктов.

Создайте свойства путем выбора [Администрирование ‣ Конфигурация ‣ Свойства ‣ Свойства по умолчанию] (Administration ‣ Configuration ‣ Properties ‣ Default Properties) и нажатием кнопки [Новый] (New).

Defining Properties

Название (Name)

Компания (Company)

Fields

Значение (Value)

Parent Resource

property_account_payable

Tiny sprl

Account Payable

(account.account) AP Payable

(None)

property_account_receivable

Tiny sprl

Account Receivable

(account.account) AR Receivable

(None)

property_account_expense_categ

Tiny sprl

Expense Account

(account.account) P Purchases

(None)

property_account_income_categ

Tiny sprl

Income Account

(account.account) S Sales

(None)

Совет

Ошибки при настройке счетов и свойств

При настройке учетных записей и их свойств, легко сделать ошибки, но последствия их не очевидны. Вы будете в основном обнаруживать ошибки при попытке сделать Заказ на закупку или Заказ на продажу (см. ниже, например, «Заказ на Закупку»), где счета являются обязательными для заполнения полями, или, если вы старательны, при настройке Контрагентов.

Если на данном этапе настроить все правильно, то поля будут заполняться автоматически, и у вас никогда не будет проблем. Если вы настроите что-либо неправильно, то вы не сможете сохранять форму заказа, пока не исправлены проблемы настроек или пока вы вручную не заполните счета.

Так как настройка довольно трудоемкая, лучше всего найти сертифицированный План счетов, который уже был создан в соответствии с вашими требованиями, если вы сможете его найти.

Настройка Журналов

Также вам надо настроить некоторые журналы, которые используются для записи транзакций с одного счета на другой при выставлении и оплате счетов. Создайте журналы, воспользовавшись меню [Управление финансами ‣ Конфигурация ‣ Финансовый учет ‣ Финансовые журналы] (Financial Management ‣ Configuration ‣ Financial Accounting ‣ Financial Journals), и нажав на кнопку [Новый] (New).

Defining Journals

Название журнала (Journal Name)

Код (Code)

Тип (Type)

Вид (View)

Последовательность проводок (Entry Sequence)

Счет дебета по умолчанию (Default Debit Account)

Счет кредита по умолчанию (Default Credit Account)

Журнал закупок (Purchase Journal)

PUJ

Закупки (Purchase)

Journal View

Журнал закупок (Purchase Journal)

P Purchases

P Purchases

Журнал продаж (Sale Journal)

SAJ

Продажи (Sale)

Journal View

Журнал продаж (Sale Journal)

S Sales

S Sales

Банковский журнал (Bank Journal)

BNK

Средства (Cash)

Вид журнала средств (Cash Journal View)

Журнал счета (Account Journal)

C Cash

C Cash

Совет

Ошибки при настройке журналов

Ошибки в настройке журналов можно сделать так же легко, и последствия тоже будут очевидны не сразу. Вы будете в основном обнаруживать ошибки при создании счетов и счетов-фактур (это происходит в различных точках процесса, в зависимости от его настроек). В данном примере проверка Заказа на закупку создает черновик счета (см. ниже, также, например, «Заказ на Закупку»), где журнал является необходимым.

Так же, как со счетами и свойствами, если на данном этапе правильно настроить журналы, то поля будут заполняться автоматически, и вы никогда не будете испытывать проблем. Если же вы не настроите журналы правильно, то будут возникать ошибки с формой заказа или соответствующим черновиком счета до тех пор, пока вы не исправите проблему или пока вы не настроите журнал вручную.

Установка конфигурации Головной компании

Start to configure your database by renaming the Main Company from its default of Tiny sprl to the name of your own company or (in this case) another example company. When you print standard documents such as quotations, orders and invoices you'll find this configuration information used in the document headers and footers.

To do this, click Partners ‣ Partners and click the name of the only company there, which is Tiny sprl . This gives you a read-only view form view of the company, so make it editable by clicking the Edit button to the upper left of the form.

Совет

Форма в режиме редактирования в веб-клиенте

При переключении формы из вида списка в вид элемента списка, вы можете просто нажать на названии элемента в списке для просмотра в режиме «Только чтение» или на значок карандаша слева на строке списка, чтобы открыть элемент списка в виде для изменения. Вы можете переключаться между режимами редактирования и просмотра, когда вы находитесь в форме просмотра / редактирования.

Измените следующие поля:

  • Name : Ambitious Plumbing Enterprises ,

  • Contact Name : George Turnbull .

Перед тем, как сохранить эти данные, посмотрите на настройку бухгалтерского учета контрагента, нажав на пятую закладку [Бухгалтерия] Accounting. Поля Дебиторская задолженность (Account Receivable) и Кредиторская Задолженность (Account Payable) имеют значения счетов, которые были взяты из свойств только что созданных вами счетов. Вам не обязательно соглашаться с предложенными значениями: вы можете указать любое значение, которое на данном этапе удобно для вас, однако Open ERP ограничивает возможность выбора только теми значениями, которые имеют смысл с точки зрения учета.

Вернитесь на первую закладку, Общая информация (General), измените все требуемые поля, такие, как адрес и номера телефонов, затем нажмите [Сохранить] Save. Это изменит один Контакт одного контрагента, что для данного примера достаточно.

В ГЛАВНОМ МЕНЮ (MAIN MENU) выберите [Администрирование ‣ Пользователи ‣ Структура компании ‣ Компании (Administration ‣ Users ‣ Company Structure ‣ Companies) и измените единственную запись следующим образом:

  • Company Name : AmbiPlum ,

  • Partner : should already show Ambitious Plumbing Enterprises ,

  • Report Header : Ambitious Plumbing ,

  • Report Footer 1 : Best Plumbing Services, Great Prices ,

  • Report Footer 2 : Ambitious our Registered Company Details .

На иллюстрации «Изменение информации о компании» показан результат данного действия. Вы также можете изменять иные различные корпоративные параметры для отчетов и подготовки расписаний в других закладках, и вы можете загрузить логотип компании требуемого размера для его печати в отчетах. Нажмите кнопку [Сохранить] (Save) для сохранения внесенных изменений.

/doc_static/5.0/_images/openerp_ch03_co.png

Изменение информации о компании

Для данного примера валюту можно оставить, как она была установлена по умолчанию -- EUR. Альтернативно вы можете изменить валюты для данной Компании и двух Прейскурантов по умолчанию ([Продукты ‣ Прейскуранты ‣ Прейскуранты] (Products ‣ Pricelists ‣ Pricelists)), если вам необходимо это сделать.

Примечание

Валюта

Примеры в данной книге приведены в USD и EUR. Вы, читатель, можете подставить валюту вашей страны (например, CAD, CNY, GBP, или IDR).

Создание Категорий контрагентов, Контрагентов и Контактов контрагентов

Теперь создайте категории поставщиков и категории клиентов. Категории контрагентов полезны для группирования контрагентов, но не влияют на поведение системы так что вы можете назначить их, как вам нравится. Затем определим одного поставщика и одного клиента, каждого со своим контактом.

Чтобы сделать это, воспользуйтесь меню [Контрагенты ‣ Конфигурация ‣ Категории контрагентов] (Partners ‣ Configuration ‣ Partner Categories) и нажмите [Новый] (New), чтобы открыть новую форму для определения Категорий контрагентов (Partner Categories). Определите две описанные ниже категории просто путем ввода Названия Категории (Category Name) и сохранения изменений:

  • Suppliers ,

  • Customers .

Затем создайте двух контрагентов через меню [Контрагенты ‣ Контрагенты] (Partners ‣ Partners). Нажмите кнопку [Новый] (New), чтобы открыть пустую форму и затем внесите следующие данные вначале для первого контрагента:

  • Name : Plumbing Component Suppliers ,

  • Customer checkbox : unchecked ,

  • Supplier checkbox : checked ,

  • Contact Name : Jean Poolley ,

  • Address Type : Default ,

  • add Suppliers to the Categories field by selecting it from the Search List,

  • затем сохраните внесенные изменения нажатием кнопки [Сохранить] (Save) button.

Результат показан на иллюстрации «Форма нового Контрагента».

/doc_static/5.0/_images/openerp_03_part.png

Форма нового Контрагента

Примечание

Типы Контактов

Если вы приписали несколько контактов к одному контрагенту, Вы можете указать, какие контакты используются для различных документов, указав Тип Адреса.

Например, адрес доставки может отличаться от адреса для выставления счета контрагента. Если Типы адресов назначены правильно, то Open ERP может автоматически выбирать соответствующий адрес во время создания документа -- адресовать счета на имя Контакта, которому был назначен тип Адреса счета (Address Type of Invoice), в противном случае использовать адрес по умолчанию (Default address).

Для второго контрагента совершите те же действия, которые вы уже проделали для первого, указав следующие данные:

  • Название (Name) : Smith and Offspring,

  • Поле выбора Клиент (Customer) : отмечено,

  • Поле выбора Поставщик (Supplier) : не отмечено,

  • Имя контакта (Contact Name) : Stephen Smith,

  • Тип адреса (Address Type) : По умолчанию (Default).

Then add Customers in the Categories field. Save the form. To check your work you can go to the menu Partners ‣ Partners ‣ Partners by Categories and click on each category in turn to see the companies in the category.

Примечание

Множественные категории контрагентов

Если данный контрагент является одновременно и поставщиком, его можно также добавить в категорию Поставщики (Suppliers), но в данном примере этого не требуется. Можно также назначать контрагенту множественные категории на всех уровнях иерархии.

Создание Продуктов и их категорий

В отличие от категорий контрагента и их назначений контрагентам, категории продукции имеют влияние на продукцию, которая принадлежит к категории -- и продукт может принадлежать только к одной категории. Выберите в меню Продукты ‣ Конфигурация ‣ Категории продуктов (Products ‣ Configuration ‣ Product Categories) и нажмите [Новый] (New), чтобы получить пустую форму для определения категории продукта.

Enter Radiators in the Name field. You'll see that other fields, specifically those in the Accounting Properties section, have been automatically filled in with values of accounts and journals. These are the values that will affect products – equivalent fields in a product will take on these values if they, too, are blank when their form is saved. Click Save.

Примечание

Поля свойств (Properties)

Свойства имеют довольно необычное поведение. Они определяются параметрами в меню [Администрирование ‣ Конфигурация ‣ Свойства] (Administration ‣ Configuration ‣ Properties), и они обновляют поля только при сохранении формы, и только тогда, когда поля пусты во время сохранения формы. Вы можете вручную переопределить любое из этих свойств в соответствии с вашими требованиями.

Поля Свойств широко используются в системе Open ERP, и особенно в системе с многими компаниями. Поля Свойств формы контрагента могут быть заполнены различными значениями в зависимости от компании пользователя.

Например, условия оплаты для контрагента могут отличаться в зависимости от компании, от имени которой он обратился.

Примечание

Ед.изм. (UOM)

Ед. изм. (UOM) -- это аббревиатура для единицы измерения. Open ERP управляет несколькими единицами измерения для каждого продукта: например, вы можете закупать в тоннах, а продавать -- в килограммах. Преобразование между всеми категориями осуществляется автоматически (при условии, что вы заранее описали формулу преобразования в форме продукта).

Совет

Управление двойными единицами измерения

Все управление запасами может быть проведено с двойным единицах измерения (Ед.изм. (UOM) и Ед.пр. (UOS) -- Единица продажи (Unit of Sale)). Например пищевая компания может хранить и продавать ветчину для сандвичей ломтями, а закупать и проводить оценку по весу. Там как прямая связь между этими двумя единицами отсутствует, требуется взвешивание.

Эта функция имеет решающее значение в продовольственном секторе, и может быть также важна в производстве, в химии и многих других отраслях промышленности.

Теперь создайте новый продукт:

  1. В меню выберите [Продукты ‣ Продукты] (Products ‣ Products) и нажмите [Новый] (New).

  2. Create a product – type Titanium Alloy Radiator in the Name field.

  3. Нажмите значок Поиск (Search) справа от поля Категория (Category), чтобы выбрать категорию Радиаторы (Radiators).

  4. The Product Type field should stay as Stockable Product its default value. The fields Procure Method, Supply Method, Default UOM, and Purchase UOM should also stay at their default values: in fact every other field in this tab remains untouched.

    /doc_static/5.0/_images/product.png

    Product Form

  5. Click on the Prices & Suppliers tab and enter 57.50 into the Cost Price field and 132.50 into the Sale Price field.

  6. Нажмите закладку Бух. учет (Accounting), затем нажмите [Сохранить] (Save), и вы увидите, что Свойства учета (Accounting Properties) остались незаполненными. При возникновении транзакций по продукту, Продуктом будут использоваться счета Выручка (Income) и Затраты (Expense), которые вы только что определили в Категории Продукта (Product Category), если явно не указаны иные счета, непосредственно в Продукте, чтобы переопределить значения по умолчанию.

  7. После операции сохранения форма переходит в режим «только для чтения». Если вы внесли данные неправильно или оставили обязательное поле незаполненным, форма останется редактируемой, и вам надо будет перебрать закладки, чтобы найти поле, выделенное красным цветом, с выведенным внизу сообщением об ошибке. Это поле необходимо заполнить правильно.

Расположения запасов

Выберите :menuselection:[Управление запасами --> Структура расположений запасов] (Stock Management --> Stock Locations Structure)`, чтобы увидеть иерархию расположений запасов. Эти расположения были определены минимальными стандартными данными, загруженными при создании базы данных. В данном примере вы будете использовать эту структуру по умолчанию.

Open ERP содержит три предопределенных типа верхнего уровня, Физические расположения (Physical Locations), Расположения контрагента (Partner Locations), действие которых ясно из названия, и Виртуальные расположения (Virtual Locations), которые используются Open ERP для своих собственных целей.

  1. В Главном меню (Main Menu)` нажмите [Управление запасами ‣ Конфигурация ‣ Расположения] (Stock Management ‣ Configuration ‣ Locations), чтобы увидеть Местоположения в виде списка (не в виде древовидной структуры).

  2. Click on the name of a location, such as Physical Locations/Tiny SPRL to open a descriptive form view. Each location has a Location type and a Parent Location that defines the hierarchical structure. An Inventory Account can also be assigned to a location. While you're here you should change the location's name to Ambitious Plumbing Enterprises , since it was named before you changed the company name.

  3. В :menuselection:Главном меню (Main Menu)` выберите :menuselection:[Управление запасами --> Конфигурация --> Склады] (Stock Management --> Configuration --> Warehouses)`, чтобы увидеть список складов. В настоящее время там должен быть только один, который также надо переименовать из Tiny SPRL в Ambitious Plumbing Enterprises.

Совет

Оценка запасов

Если вы хотите получить оценку запасов, которая отслеживает движения запасов в реальном времени, необходимо назначить счета каждому расположению запасов. Когда создаются записи о том, что продукты добавлены или взяты из каждого расположения, Open ERP порождает проводку по счету для данного расположения, определенную настройками перемещенного продукта -- и получается оценка, основанная (в текущей версии Open ERP) либо на параметре Себестоимость (Cost Price), либо Средняя цена (Average Price).

Например, если вы назначите счета для Расположения поставщика (Supplier location), вы сможете видеть сумму запасов, которые вы получили от поставщика. Содержание запасов может быть оценено на своих счетах и это позволит управлять запасами на условиях консигнации.

Склад содержит входящее расположение, расположение запасов и исходящее расположение для реализованной продукции. Вы можете связать склад с контрагентом, чтобы дать складу адрес. Это не обязательно может быть вашей собственной компанией (хотя может и быть): Вы легко можете указать другого контрагента, который может хранить запасы от вашего имени и в ваших интересах.

Примечание

Структура расположения

Каждый склад состоит из трех расположений: Входящее расположение (Location Input), Исходящее расположение (Location Output) и Расположение запасов (Location Stock). Доступные запасы показаны в Расположении запасов (Location Stock) и его дочерних расположениях.

Так, Входящее расположение (Location Input) может быть размещено в иерархии как порождение от Расположения запасов (Location Stock), что означает, что при запросе Расположения запасов (Location Stock) о количестве продукта также будет учитываться содержание Входящего расположение (Location Input). Входящее расположение (Location Input) может быть использовано в качестве места приема товара для Контроля Качества (QC). Исходящее расположение (Location Output) никогда не должно быть отнесено к порожденным от Расположение запасов (Location Stock), так как элементы в Исходящем расположении (Location Output) рассматриваются как упакованные и готовые к отгрузке клиенту, и не должны рассматриваться как имеющиеся в наличии для продажи в других местах.

В настройках по умолчанию Open ERP использует одно и то же расположение Запасы (Stock) как Входящее и Исходящее, так как это облегчает понимание в начале работы.

Настройка Плана счетов

Вы можете настроить план счетов во время создания базы данных, но для данного упражнения начните работать с минимальным планом, который вы создали (только несколько необходимых обязательных счетов без иерархии, налогов или промежуточных итогов).

Несколько планов счетов уже предопределены для Open ERP, некоторые из них отвечают потребностям различных национальных органов (число планов счетов, созданных для Open ERP, растет, по мере того, как различные авторы создают и свободно публикуют их). Вы можете взять один из существующих, без его изменения, если он подходит, или вы можете взять какой-то план в качестве отправной точки и создать полный план счетов для удовлетворения ваших конкретных нужд, в том числе счетов для проведения инвентаризации, амортизации, капитализации и налогообложения.

Вы также можете использовать несколько планов счетов параллельно -- так что вы можете поместить все ваши проводки по счетам на несколько планов, с разными механизмами налогообложения и амортизации, собранными по-разному для различных целей.

Прежде чем вы можете использовать любой план счетов для чего-либо, необходимо указать финансовый год. Это определяет разные периоды времени, отведенного для бухгалтерских операций. Начальный финансовый год был создан во время установки базы данных, поэтому вам не нужно делать больше ничего. Вы можете также создать финансовый год вручную через меню [Управление финансами ‣ Конфигурация ‣ Финансы ‣ Периоды ‣ Учетные годы] (Financial Management ‣ Configuration ‣ Financial Accounting ‣ Periods ‣ Fiscal Years).

Нажмите [Управление финансами ‣ Планы ‣ Планы счетов] (Financial Management ‣ Charts ‣ Charts of Accounts) и нажмите кнопку [Открыть Планы] (Open Charts), чтобы открыть форму нового Плана счетов (Account charts), при помощи которой вы можете точно определить, что вы хотите увидеть. Нажмите кнопку [Открыть Планы] (Open Charts), чтобы принять значения по умолчанию и просмотреть иерархическую структуру счетов.

Резервное копирование базы данных

If you know the super-administrator password, make a backup of your database using the procedure described at the very end of Установка и первоначальная настройка. Then restore it to a new database: testing .

This operation enables you to test the new configuration on testing so that you can be sure everything works as designed. Then if the tests are successful you can make a new database from openerp_ch03 , perhaps called liveor production, for your real work.

From here on, connect to this new testing database logged in as admin if you can. If you have to make corrections, do that on openerp_ch03 and copy it to a new testing database to continue checking it.

Or you can just continue working with the openerp_ch03 database to get through this chapter. You can recreate openerp_ch03 quite quickly if something goes wrong and you can't recover from it but, again, you'd need to know your super-administrator password for that.