This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Тестирование рабочего цикла Купли-Продажи

Чтобы ознакомиться с рабочими циклами системы, протестируйте рабочий цикл купли-продажи в два этапа.

Первый этап состоит из закупки продукта, которая требует следующих операций:

  1. Разместите Заказ на Закупку в Plumbing Component Suppliers на 10 единиц Titanium Alloy Radiators по цене 56.00 за единицу.

  2. Получите эту продукцию в ваши Входящие запасы (Goods In).

  3. Выпустите Счет на закупку.

  4. Произведите оплату Поставщику.

После выполнения этих действий, продайте часть продукции, используя следующую последовательность:

  1. Получите Заказ на продажу 6 единиц Titanium Alloy Radiators от Smith and Sons, продайте их по цене 130.00 за единицу.

  2. Отправьте продукцию.

  3. Выставьте счет Клиенту.

  4. Получите платеж.

Заказ на Закупку

Чтобы разместить Заказ на Закупку у вашего поставщика, воспользуйтесь меню [Управление Закупками ‣ Новый Заказ на Закупку] (Purchase Management ‣ New Purchase Order), чтобы вызвать форму нового Заказа на Закупку.

Заполните следующее поле:

  • Supplier : Plumbing Component Suppliers .

Когда вы заполните поле Поставщик (Supplier), Open ERP автоматически заполнит поля Адрес (Address) и Прейскурант (Price List) информацией, взятой из записи Контрагента (Partner). Затем нажмите на значок [Сохранить порождающую запись] (Save Parent Record) справа от поля Позиция Заказа (Order Line). При этом автоматически сохраняются содержание Заказа на Закупку (Purchase Order) и значок изменится на [Создать новую запись] (Create New Record). Нажмите на него, чтобы открыть окно Позиция Заказа на Закупку (Purchase Order Line).

Внесите следующую информацию

  • Product : Titanium Alloy Radiator - type in part of this name then press the tab key to complete it, or click the Search icon at the end of the line to bring a search box,

Когда вы выбрали продукт из ассортимента продуктов, Open ERP автоматически заполнит поля информацией, найденной в записи Продукта (Product):

  • Ед. изм. Продукта (Product UOM) : единица измерения данного продукта,

  • Описание (Description) : подробное описание продукта,

  • Планируемая дата (Scheduled date) : базируется на времени изготовления (выполнения) продукта,

  • Цена за ед. (Unit price) : цена за единицу измерения продукта,

  • Счет аналитики (Analytic account) : если указан любой счет, он будет выведен в позиции заказа (в данном примере счет не указан),

  • Налоги (Taxes) : применимые налоги, определенные для Контрагента, если указаны, в противном случае берутся из записи Продукта, если указаны (в данном примере отсутствуют).

В процессе ввода вы можете изменить любое из полей в соответствии с требованиями Заказа на закупку. Измените:

  • Количество (Quantity) : на 10,

  • Цена за ед. (Unit Price) : на 56.00.

Сохраните эту позицию заказа и закройте окно Позиция Заказа на закупку (Purchase Order Line) нажатием на кнопку [Закрыть] (Close). Теперь вы можете подтвердить весь заказ, состоящий из одной позиции, нажатием на [Сохранить] (Save), при этом форма будет переведена в режим «только для чтения».

It's now in a state of Request for Quotation, so click Confirm Purchase Order, which corresponds to an approval from a manager or from Accounts within your own company and moves the order into Confirmedstate. Finally click Approved by Supplier to indicate the supplier's acknowledgment of the order. The order becomes Approved .

Если вы нажмете закладку Доставка и счета (Delivery & Invoices), вы увидите, что Назначение (Destination) доставки -- это расположение Запасы (Stock) вашей собственной компании, и что на основе заказа SI: PO001 создан счет. Это не так очевидно на данном этапе, но счет находится в состоянии черновика, так что его можно изменять, и что очень важно, он еще не влияет на учет: он просто подготовлен для вашей бухгалтерии, чтобы его можно было активировать.

Получение товаров

После подтверждения Заказа вам надо ожидать доставки продукции от вашего поставщика. Обычно этим занимается кто-то из сотрудников Склада (Stores), который должен совершить следующие действия:

  1. Открыть меню [Управление запасами ‣ Входящая продукция ‣ Упаковка к обработке] (Stock Management ‣ Incoming Products ‣ Packings to Process), используя значок сжатия/развертывания (expand/collapse).

    Примечание

    Из Заказа на Закупку

    Вы можете нажать ссылку [Упаковка] (Packing) справа от Заказа на закупку (Purchase Order), но это будет путать роли сотрудника снабжения и склада. Однако эта ссылка очень полезна при тестировании и обучении.

  2. When the Packing window appears, select the name of the entry in the list (PACK1) to display the Packing List itself – you'd usually do a search for the supplier name or order number in a list that was larger than this – then click Products Received to load the Make Packing form.

  3. Нажмите кнопку [Произвести отбор] (Make Picking), чтобы указать, что вы получаете все количество 10 единиц.

В этот момент вы приняли в вашей компании 10 единиц продукции, в ранее показанном расположении.

Для проверки фактического уровня запасов воспользуйтесь меню [Управление запасами ‣ Структура расположений запасов] (Stock Management ‣ Stock Locations Structure), найдите элемент Запасы (Stock) в иерархии раздела Физические расположения (Physical Locations), используя элементы управления [свернуть / развернуть], чтобы пройти по дереву, и нажмите элемент. Вы увидите следующий экран -- Просмотр запасов продукции (View Stock of Products), где просто нажмите кнопку [Открыть продукты] (Open Products), чтобы выбрать все известные системе данные.

You'll see that Products: Stock shows everything in the Stock location (and below it) with Real stock (the actual quantity recorded) and Future stock (the quantities expected in future when all receipts and despatches have been made) – both 10 in this case.

Alternatively you could have clicked the Ambitious Plumbing Enterprises line to highlight it (the line, not the Ambitious Plumbing Enterprises text itself), and then click the Lots by Location button in the Reports to the top right of the form. You'll see that you've now got 10 pieces of Titanium Alloy Radiatorin the location Stockand also in the location Ambitious Plumbing Enterprises , its parent as shown in the figure Список продуктов и их уровни запасов. If you explore further you'll also see you have -10 pieces in the Partner Location Suppliers.

/doc_static/5.0/_images/lots_by_location_pdf.png

Список продуктов и их уровни запасов

Совет

Прослеживание при двойной записи

Open ERP работает по системе двойной записи при перемещениях запасов, аналогично двойной записи в бухгалтерии. Из-за этого вы можете проводить различные анализы уровня запасов с вашим складом, а также с соответствующими уровнями в Местоположении контрагента с вашим поставщиком. Система двойной записи, аналогичная бухгалтерскому учету, довольно легко позволяет отслеживать движения запасов, и обрабатывать любые возникающие ошибки.

Управление счетами при Закупке

Когда вы получили от поставщика счет к оплате (который, как правило, направляется в вашу бухгалтерию) перейдите в меню [Управление финансами ‣ Счета ‣ Счета поставщиков ‣ Черновики счетов поставщиков] (Financial Management ‣ Invoices ‣ Supplier Invoices ‣ Draft Supplier Invoices), чтобы открыть список счетов, ожидаемых от поставщиков для получения. Эти счета позволяют вашей бухгалтерии сверить цены и количества заказанных продуктов и услуг с ценами и количествами, указанными в полученном от поставщика счете (и так как получение счетов с условиями, более выгодными для поставщиков, по сравнению с условиями, согласованными на момент закупки -- не редкость, это полезная функция).

In this example, you created an invoice automatically when you confirmed the supplier's Purchase Order. That's because the Invoicing Control field on the order was set to From Order(the default option). Other options enable you to create invoices at the time of receiving goods or manually. The initial state of an invoice is Draft .

Now click the invoice for your order PO001 to display its contents. You can compare the goods that you've recorded there with the invoice received from your supplier. If there's a difference it's possible to change the order lines to, for example, add a delivery charge. Click Validate to confirm the invoice and put it into the Open state.

После того, как счет проверен, бухгалтерские проводки генерируются автоматически. Чтобы увидеть результат на вашем плане счетов, воспользуйтесь меню [Управление финансами ‣ Планы ‣ Планы счетов] (Financial Management ‣ Charts ‣ Chart of Accounts), затем нажмите [Открыть планы] (Open Charts) на странице [Планы счетов] (Account charts), чтобы увидеть дебет в 560.00 по счету Закупки (Purchases) и кредит 560.00 по счету Кредиторская (Payable).

Оплата Поставщику

Выберите в меню [Управление финансами ‣ Счета ‣ Счета поставщиков ‣ Неоплаченные счета поставщиков] (Financial Management ‣ Invoices ‣ Supplier Invoices ‣ Unpaid Supplier Invoices) для получения списка не оплаченных еще счетов от поставщиков. Щелкните на позиции PO001, чтобы открыть счет в режиме только для чтения. На практике можно провести поиск счета по номеру заказа или, в более общем случае, для счетов, у которых близится срок их оплаты.

Click Pay Invoice in the toolbar to the right of the form, which opens a Pay invoice window with a description of the payment. Type Pay Supplier in the Entry Name field, and select Bank Journal in the Journal/Payment Mode field. Then click Full Payment to the top left of the form, which carries out the payment action within Open ERP and returns you to the invoice. Although this invoice is still in the Unpaid Invoices screen, you can see it is actually paid because the Paid/Reconciled box is now checked and the State is now Done .

Примечание

Оплата счета

Вышеописанный метод предназначен для компаний, которые не используют свою систему бухгалтерского учета для оплаты счетов, а только для учета и записи. Если вы используете модуль account, то он предоставляет совершенно другие, более эффективные, методы, позволяющие управлять платежами, такие как ввод выписки со счета, сверка документов, с использованием инструментов для подготовки платежей и взаимодействие с банками.

Вы можете контролировать бухгалтерское воздействие оплаты счетов через план счетов, доступный из меню [Управление финансами ‣ Планы ‣ План счетов] (Financial Management ‣ Charts ‣ Chart of Accounts). Open ERP автоматически создает бухгалтерские проводки из платежа и может сверить платеж со счетом. Теперь у вас появилась новая проводка, которая дебитует счет Кредиторская (Payable) на сумму 560.00 и кредитует счет Средства (Cash).

Если вы посмотрите на [Управление финансами ‣ Отчеты ‣ Журналы] (Financial Management ‣ Reporting ‣ Journals), то вы увидите обе бухгалтерские проводки, по одной в каждом из журналов Закупка (Purchase) и Банк (Bank) в состоянии Черновик (Draft).

От Коммерческого предложения до Заказа на продажу

In Open ERP, sales proposals and sales orders are managed using documents that are based on the same common functionality as purchase orders, so you'll recognize the following documents in general but see changes to their detail and to their workflows. To create a new sales proposal, use the menu Sales Management ‣ Sales Orders ‣ New Quotation which creates a new order in a state of Quotation , then:

  1. Select the Customer Smith and Offspring . This has the effect of automatically completing several other fields: Ordering Contact, Invoice Address, Shipping Address, and the Pricelist Public Pricelist. They're all only defaults so these fields can be modified as you need.

  2. Нажмите значок [Сохранить родительскую запись] (Save parent record) справа от поля Позиции Заказа на продажу (Sales Order Lines). При этом главная форма заказа будет сохранена и появится новый значок Создать новую запись (Create new record). Нажмите на него, чтобы открыть окно Позиции Заказа на продажу (Sales Order Lines).

  3. Select the product Titanium Alloy Radiator Although the Product field isn't itself required, it's used by Open ERP to select the specific product so that several other fields can be automatically completed on the order line of the proposal, such as Description, Product UoM, Unit Price, Procure Method, Delivery Delay, and Taxes.

  4. Change the Quantity to 6 and the Unit Price to 130.00Then click Save and the line appears on the quotation form. A blank order line form reappears so that you can enter another line, but it's enough now just to click Close to return to the order form.

  5. On the Other data tab of this Sales Order select a Packing Policy of Complete Delivery and Shipping Policy of Invoice on Order After Delivery from their dropdown menu lists.

  6. Return to the first tab Sale Order and validate the document by clicking Confirm Order which calculates prices and the changes the order's state from Quotation to In Progressas shown in screenshot Sales Order Form. If you were in negotiation with the prospective customer you'd keep clicking Compute and Save keeping the document in Quotation state for as long as necessary.

    /doc_static/5.0/_images/order.png

    Sales Order Form

  7. На последней вкладке Заказа, История (History), вы можете увидеть Упаковочный лист (Packing List), который был создан системой, и просмотреть любые созданные счета, относящиеся к данному заказу.

From the Main Menu click Products ‣ Products to display a list of products: just the one, Titanium Alloy Radiator , currently exists in this example. Its Real Stock still shows 10.00 but its Virtual Stock now shows 4.00 to reflect the new future requirement of 6 units for despatch.

Подготовка товара к отправке Клиентам

The stores manager selects the menu Stock Management ‣ Outgoing Products ‣ Confirmed Packing Waiting Availability to get a list of orders to despatch. In this example there's only one, PACK2 , so click the text to open the Confirmed Packing Waiting Availability form.

Совет

Фоновые планировщики

В данный момент ваш Заказ на продажу находится в ожидании продуктов, которые будут зарезервированы для его выполнения. Периодически в системе выполняются действия по резервированию запасов, которые также принимают во внимание приоритеты потребителей. Расчет можно запустить через меню [Производство ‣ Расчет всех планировщиков] (Manufacturing ‣ Compute All Schedulers). Выполнение этой команды производит автоматическое резервирование продуктов.

Если вы не хотите все время заниматься проблемами запасов, а хотите опираться на рабочие процессы, вы можете установить модуль mrp_jit (Точно по расписанию (Just In Time)).

Although Open ERP has automatically been made aware that items on this order will need to be despatched, it has not yet assigned any specific items from any location to fulfil it. It's ready to move 6.00 Titanium Alloy Radiators from the Stock location to the Customers location, so start this process by clicking Check Availability. The Move line has now changed from the Confirmed state to the Available state.

Затем нажмите кнопку [Упаковка завершена] (Packing Done), чтобы перейти в окно Упаковка (Make Packing), где необходимо нажать кнопку [Произвести отбор] (Make Picking) для перемещения 6 радиаторов к потребителю.

Чтобы проанализировать перемещения запасов, которые вы произвели при выполнении описанных выше действий, воспользуйтесь меню [Управление запасами ‣ Структура расположений запасов] (Stock Management ‣ Stock Locations Structure), чтобы увидеть, что ваши запасы уменьшились до 4 радиаторов и в общем расположении Потребители (Customers) имеется 6 радиаторов.

Выставление счетов за Товары

Use the menu Financial Management ‣ Invoices ‣ Customer Invoices ‣ Draft Customer Invoices to open a list of Sales invoices generated by Open ERP. These are in the Draftstate, which means that they don't yet have any presence in the accounting system. You'll find a draft invoice has been created for the order SO001 once you have despatched the goods because you'd selected Invoice on Order After Delivery .

Once you confirm an invoice, Open ERP assigns it a unique number, and all of the corresponding accounting entries are generated. So open the invoice and click Create to do that and move the invoice into an Open state with a number of 2009/001.

На данном этапе вы можете отправить счет на оплату клиенту. Нажмите кнопку [Счета] (Invoices) в разделе Отчеты (Reports) на панели инструментов справа от формы, чтобы получить документ PDF, который может быть напечатан или отправлен клиенту по электронной почте.

You can also attach the PDF document to the Open ERP invoice record. Save the PDF somewhere convenient on your PC (such as on your desktop). Then click the Add an attachment to this resource button to the top right of the invoice form (it looks like a clipboard). Browse to the file you just saved (record.pdf if you didn't change its name) from the Attachments dialog box that pops up, and Close the dialog box. This gives you a permanent non-editable record of your invoice on the Open ERP system.

Просмотрите план счетов, чтобы проверить влияние описанных действий на ваш бухгалтерский учет. Вы увидите новую позицию выручки от выставленного счета.

Клиентский Платеж

Регистрация оплаты счета потребителем по существу аналогична процессу оплаты счета поставщику. Из меню [Управление финансами ‣ Счета ‣ Клиентские счета ‣ Неоплаченные клиентские счета] (Financial Management ‣ Invoices ‣ Customer Invoices ‣ Unpaid Customer Invoices), нажмите на название счета, который вы хотите отметить как оплаченный, или просто отметьте поле выбора данного счета в списке счетов:

  1. Воспользуйтесь кнопкой [Оплата счета] (Pay Invoice) в разделе Действие (Action) на панели инструментов справа, чтобы открыть окно, которое даст вам возможность зарегистрировать платеж.

  2. Выберите Название записи (Entry Name), наберите Оплачено клиентом (Got paid by customer) и установите Журнал (Journal) в Банковский журнал (Bank Journal).

  3. Нажмите кнопку [Оплачено полностью] (Full Payment). После этого счет будет отмечен как оплаченный, а поле выбора Оплачено/Сверено (Paid/Reconciled) будет отмечено, в чем вы можете убедиться, открыв счет повторно (см. иллюстрацию «Форма Счета»).

/doc_static/5.0/_images/familiarization_invoice.png

Форма Счета

Check your Chart of Accounts as before to see that you now have a healthy bank balance in the Cash account.