This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

От счета к платежу

*This chapter traces the basic accounting workflow in Open ERP, from entering an invoice to registering payment. The various operations are described, from the entry of accounting receipts to the treatment of the reconciliation process, including payment orders.*

Бухгалтерский учет -- это центр управления компании: на него оказывают влияние все операции компании. Он играет информационную роль (сколько имеется средств? какие долги нужно возвращать? каковы оценки запасов?), и, из-за информации, которую он обеспечивает, при надежной и подробной системе учета может и должен играть основную роль в принятии решений.

В большинстве компаний бухгалтерия ограничивается подготовкой обязательной отчетности и удовлетворением любопытства руководства по поводу определенных стратегических решений, а также распечаткой баланса и налоговой декларации несколько раз в год. Даже при этом часто возникает задержка в несколько недель между реальными событиями и отчетом.

Примечание

Оценка функций вашей бухгалтерии

Во многих небольших компаниях функции бухгалтерии оценены недостаточно.

Часто наблюдается не только повторный ввод данных в системы, но и использование результата ввода данных только для производства обязательной отчетности и регулярной распечатки баланса и списка поступлений средств, причем через несколько недель после даты закрытия периода.

С другой стороны, интеграция учета в систему управления означает, что можно:

  • снизить затраты на ввод данных -- это будет необходимо делать только один раз,

  • управлять процессами с учетом выгод с финансовой точки зрения: например, в управлении проектами, заключении контрактов и прогнозировании финансовых потоков,

  • легко получать доступ к полезной информации, когда это действительно нужно, такой как кредитная позиция заказчика.

Так что бухгалтерский учет слишком часто используется недостаточно. Информация, которую дает бухгалтерский учет, делает его весьма эффективным инструментов для управления компанией при его интеграции в систему управления. Для эффективной работы информация бухгалтерского учета действительно необходима во всех процессах компании, например:

  • для подготовки коммерческого предложения важно точно знать финансовое положение клиента, и видеть историю задержек в оплате, имевших место,

  • если данный клиент превысил заданный лимит кредита, бухгалтерия может автоматически остановить предстоящие доставки этому клиенту,

  • если бюджет проекта использован на 80%, а проект завершен только на 20%, вы можете провести переговоры о цене проекта с клиентом, или пересмотреть и контролировать цели проекта,

  • если вам необходимо улучшить финансовые потоки вашей компании, то вы можете планировать ваши проекты по оказанию услуг на основе тарифных ставок и условий платежа в различных проектах, а не только даты поставки -- например, вы можете работать на краткосрочных клиентских проектах, уменьшив проекты по исследованию и разработке.

Общий бухгалтерский и аналитический учет в Open ERP хорошо обрабатывает такие потребности вследствие тесной интеграции между всеми прикладными модулями. Более того, транзакции, действия и финансовый анализ происходят в реальном времени, так что вы можете не только наблюдать за ситуацией, но и эффективно управлять ею.

Модуль account Open ERP обеспечивает обычный бухгалтерский учет, аналитический учет, вспомогательный учет, и учет бюджетов. Он использует двойную запись, и позволяет вести учет с несколькими валютами по нескольким компаниям в одной базе.

Примечание

Виды учета

  • Общий учет (бухгалтерский учет, финансовый учет) служит для идентификации активов и задолженностей по направлениям деятельности. Он проводится с использованием двойной записи, которая обеспечивает, чтобы каждая транзакция состояла из кредита на один счет и дебета с другого счета.

  • Аналитический учет (управленческий учет, учет расходов) - это независимая учетная система, отражающая общий учет, но структурированная в соответствии с необходимостью управления компанией.

  • Вспомогательный учет отражает текущие счета клиентов и/или поставщиков.

  • Учет бюджетов предопределяет ожидаемое распределение ресурсов, обычно в начале финансового года.

Совет

Несколько компаний

В условиях нескольких компаний существует набор способов интеграции Open ERP:

  • если компании имеют мало общих документов (таких, как продукты, или контрагенты -- т.е. любой ресурс Open ERP), лучше установить отдельные базы данных,

  • если компании имеют много общих документов, вы можете зарегистрировать их в одной базе данных, и установить дополнение, обслуживающее документы Open ERP для нескольких компаний, чтобы более точно установить права доступа,

  • вы можете синхронизировать заданные типы документов между несколькими базами данных при помощи модуля base_synchro, который, однако, распространяется по принципу совместного финансирования, а не через стандартные открытые хранилища.

Одно из больших преимуществ интегрирования счетов со всеми остальными модулями -- это возможность устранения повторного ввода данных в бухгалтерские документы. Так, Заказ в Open ERP автоматически создает Счет клиенту, а Счет клиенту автоматически создает бухгалтерские проводки. В результате создаются налоговые вычеты, напоминания клиенту, и так далее. Такая тесная интеграция дает возможность:

  • уменьшить количество работы по вводу данных,

  • значительно уменьшить количество ошибок ввода данных,

  • получать информацию в реальном времени и сделать возможным очень короткое время реакции (например, для напоминаний об оплате счетов),

  • обеспечить своевременное приложение усилий во всех областях управления компанией.

Совет

Для бухгалтеров

При создании базы данных вы можете установить только бухгалтерские модули путем выбора Профиля только для бухгалтерии -- profile_accounting.

Затем вы можете установить web-портал portal_account. С соответствующей настройкой прав доступа, это позволяет доверительному собственнику предоставлять клиентам доступ к их данным в реальном времени. Также они получают возможность работать с определенными документами, не имеющими прямого влияния на бух.учет, такими, как бюджеты.

Это может обеспечить добавленную стоимость услуг, что значительно улучшает взаимодействие между доверительными собственниками и их клиентами.

Все счета ведутся в валюте по умолчанию (которая указана в определении компании), но каждый счет и/или проводка может также иметь вторую валюту (которая определена в счете). Значения мультивалютных транзакций затем прослеживаются в обоих валютах.

Изучения данной главы вам надо начать с новой базой данных, включающей тестовые данные, с установленным модулем sale и его зависимостями, и без настроенного каким-либо определенным образом плана счетов.