This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Бухгалтерские проводки

Для создания бухгалтерских проводок могут использоваться различные методы. Например, ранее было показано, как счет создает свои собственные проводки.

Данный раздел описывает, в порядке перечисления:

  • управление банковскими выписками,

  • управление наличностью,

  • ручные проводки в журнале,

Здесь вы узнаете, как производить ввод финансовых операций. В Open ERP используется одна и та же форма для обработки банковских выписок и управления наличностью. Эти два типа операций различаются только используемыми журналами.

Управление банковскими выписками

Open ERP предоставляет визуальный инструмент для работы с банковскими выписками, который упрощает ввод данных по счетам учета. Как только проводка выписки подтверждена, Open ERP автоматически создает соответствующие бухгалтерские проводки. Это позволяет пользователям-не бухгалтерам вносить финансовые операции, не беспокоясь о таких вещах, как кредит, дебет, и участники.

Начните со ввода строки выписки. Чтобы сделать это, воспользуйтесь меню [Управление финансами ‣ Ввод записей ‣ Записи по выпискам ‣ Новая выписка] (Financial Management ‣ Entries Encoding ‣ Entries by Statement ‣ New Statement). Откроется форма ввода данных, пример которой показан на рисунке «Форма ввода данных для банковской выписки».

/doc_static/5.0/_images/account_statement.png

Форма ввода данных для банковской выписки

Справочная ссылка на выписку (Название (Name)) и Дата (Date) автоматически предлагаются Open ERP из предшествующей позиции выписки. Вы можете настроить ваш собственный шаблон ссылки путем управления последовательностями в меню [Администрирование] (Administration).

Затем вы должны выбрать Журнал (Journal). В идеале, когда вы создаете конфигурацию вашей компании, вы должны создать как минимум один журнал для каждого банковского счета и один журнал для наличных денег в вашей компании. Так что выберите журнал, соответствующий банковскому счету, выписку по которому вы обрабатываете.

Валюта, которую вы используете для позиций выписки -- это валюта выбранного журнала. Если вы вносите строки выписки для счета в долларах США (USD), суммы должны быть введены в USD. Валюта автоматически конвертируется в главную валюту компании, когда вы подтверждаете проводку, с использованием курса, установленного на дату проводки (это означает, что вам нужно сперва создать правильные курсы конвертации валют).

Начальный остаток заполняется Open ERP автоматически на основе конечного остатка предшествующей выписки. Вы можете изменить это значение и принудительно указать иную сумму. Это позволяет вам вносить выписки в том порядке, который вы выбираете сами. Кроме того, если вы потеряли страницу из вашей выписки, вы можете внести данные следующей немедленно, не дожидаясь дубликата выписки из банка.

Итак, внесите конечный остаток, который соответствует оставшейся на счете сумме после всех проводок по счету. Эта сумма используется для контроля операций перед подтверждением выписки.

Затем вы должны внести все строки выписки каждая строка соответствует банковской операции.

Внесите строку операции. Когда вы наберете название контрагента, Open ERP автоматически предложит соответствующий счет учета. Итоговая сумма к оплате клиентом или поставщику предварительно заполняется в поле (Сумма (Amount)). Это дает вам простую индикацию фактического платежа. Вы должны внести сумму, указанную в вашей строке выписки: с отрицательным знаком для снятия денег со счета и с положительным знаком для поступления или получения оплаты наличными.

После внесения записи платежа вы можете непосредственно отметить ее сверку с бухгалтерскими записями для счетов. Нажмите клавишу <Ctrl> на клавиатуре (требуется для web-клиента, однако не требуется для клиента GTK) и затем нажмите клавишу <F1>, при установленном курсоре на поле Сверить (Reconcile) в позиции платежа.

/doc_static/5.0/_images/account_statement_reconcile.png

Сверка проводки банковской выписки

При этом будет выведена форма сверки. Справа вы увидите сумму платежа. Вы должны выбрать счета, к которым относится данная транзакция (проводки). Чтобы вы смогли отметить их как сверенные, сумма платежа должна точно соответствовать одному либо нескольким счетам.

Примечание

Сверка

Возможны и иные методы сверки: из бухгалтерских проводок, при сохранении информации платежа непосредственно в выставленном счете, либо с использованием инструмента автоматической сверки. Однако, если это возможно, лучше производить сверку при вводе информации платежей, так как в это время у вас имеется вся необходимая информация для сверки платежа с соответствующим счетом к оплате.

Вы можете проводить как полную, так и частичную сверку.

Если вы видите расхождение между платежом и счетом к сверке, вы можете внести разницу во второй части формы -- Списание (Write-off). Вам надо указать счет для корректировки. Основные причины, объясняющие расхождение, обычно таковы:

  • прибыли или убытки,

  • разница обменных курсов,

  • скидки, предоставленные за быструю оплату.

Когда сверка проведена -- то есть платеж равен сумме к оплате плюс корректировка -- вы можете закрыть форму сверки.

Операция сверки не является обязательной -- вы спокойно можете провести ее позже или не проводить вовсе. Она дает, однако, два значительных эффекта:

  • отмечает, что счета были оплачены,

  • предотвращает появление сумм счета и платежа в автоматически подготавливаемых напоминаниях клиенту. Пока вы не провели сверку, клиент будет видеть сумму счета и сумму платежа в своих напоминаниях (что не изменяет остатка -- суммы задолженности или переплаты, так как суммы счета и платежа взаимно компенсируются).

Наконец, когда вы внесли все строки вашей банковской выписки, вы можете их проверить. Open ERP автоматически создаст соответствующие бухгалтерские проводки, если остаток, рассчитанный по позициям выписки, равен остатку, указанному в заголовке выписки. В этот момент сверенные счета отмечаются как оплаченные.

Пользователь с продвинутыми бухгалтерскими навыками может вносить бухгалтерские записи непосредственно в банковский журнал. Результирующий счет будет точно таким же, но операции -- сложнее, так как вам необходимо знать, какие счета использовать и вы должны разбираться в концепции кредита и дебета.

Управление наличностью

Для управления наличностью используется та же форма, что и раньше. В начале дня вы устанавливаете входящую сумму денег в поле Входящий остаток (Starting Balance). В отличие от немедленного подтверждения проводки вы должны оставить ее в статусе Черновик (Draft).

Все операции в течение дня вводятся в эту книгу. Когда вы закрываете наличность, обычно в конце дня, вы вносите остаток, имеющийся в кассовом ящике, в поле Исходящий остаток (Ending Balance). Затем подтвердите лист кассовой книги, чтобы закрыть дневную таблицу, и автоматически создать соответствующие бухгалтерские проводки.

Совет

Подтверждение листа кассовой книги

Бухгалтерские проводки создаются только тогда, когда кассовая книга подтверждена. Так что если итог кассовой книги не был одобрен (например, так будет в течение дня, в случае работы с наличностью), вы не должны удивляться тому, что расчеты с контрагентами не были отражены на их соответствующих счетах.

Ручной ввод в журнал

Счета, кассовая книга и выписки создают бухгалтерские проводки в различных журналах. Но вы можете создать эквивалентные проводки непосредственно в журналах без использования вспомогательных форм. Эта функциональность часто используется для различных операций с проводками.

Чтобы это сделать, воспользуйтесь меню [Управление финансами ‣ Ввод проводок ‣ Ввод проводок по строкам] (Financial Management ‣ Entries Encoding ‣ Entries Encoding by Line).

Выберите журнал и учетный период. Откроется окно, позволяющее вам ввести бухгалтерские данные в редактируемом списке. Затем вы можете вносить данные из счета поставщика.

Как вы помните, эти проводки обычно создаются Open ERP автоматически. Если вы не создали счет к оплате, вам необходимо ввести все значения вручную.

Заполните вручную перечисленные поля в указанном порядке:

  • Дата вступления в силу (Effective Date) : дата счета,

  • Движение (Move) : оставьте пустым, так что Open ERP сможет заполнить поле автоматически следующим номером последовательности для проверок строк,

  • Ссылка (Ref.) : ссылка на счет поставщика,

  • Ссылка на контрагента (Partner Ref.) : рассматриваемый контрагент,

  • Account : account for the purchase line (Products Purchase ),

  • Название (Name) : описание позиции счета к оплате (PC2),

  • Credit : 1196 .

Press the Enter key on your keyboard to validate this first line. The next sequence number is assigned to your accounting entry. Your line is then colored red and takes the Draft state. When a line is in the draft state then it's not yet reflected in the accounts. Open ERP won't validate that line until the balancing entry is made (so the credit amounts must balance the debit amounts for that set of entries).

Open ERP now proposes the balancing accounting line to be filled in. If the account used (in this case account 600 ) includes taxes by default in its definition Open ERP automatically proposes taxes associated with the amount entered. At this stage you can modify and validate this second line of the account, or replace it with other information such as a second purchase line.

When you've entered all of the data from your lines, Open ERP automatically proposes counterpart entries to you, based on the credit entries. If you validate it, the accounting entries are all matched together and the lines move from the Draft state (red) to the Open state (black).

Совет

Завершение сбалансированной проводки

Когда достигнуто соответствие строк бухгалтерской проводки (дебет соответствует кредиту), Open ERP автоматически переводит ее в открытое состояние и готова к дальнейшему вводу данных.

Если вы хотите добавить какие-либо другие балансирующие строки, вы можете ввести номер проводки на новой строке, которую вы вводите. В этом случае вся строка остается в состоянии Черновик (Draft), пока она не будет сбалансирована в ноль.

Процесс сверки

Операция сверки состоит в сопоставлении проводок на различных счетах для указания, что они связаны. Обычно сверка используется для:

  • сопоставления проводок при подготовке счетов с платежами, так что счета отмечаются как оплаченные и клиенты не получают писем с напоминаниями о неоплаченных (сверка по клиентскому счету),

  • сопоставления депозитов и предъявление банковских чеков с соответствующим им платежами,

  • сопоставления счетов и кредитных нот для взаимной отмены.

Сверка должна проводиться на списке бухгалтерских проводок бухгалтером, так чтобы сумма по кредиту равнялась сумме по кредиту для сопоставляемых проводок.

Reconciliation in Open ERP can only be carried out in accounts that have been configured as reconcilable (the Reconcile field).

Совет

Не путайте: сверку счета учета и сверку банковской выписки

Важно не путать сверку бухгалтерских проводок и сверку банковской выписки. Первая состоит во взаимном связывании бухгалтерских проводок, в то время как вторая состоит в проверке, что ваша банковская выписка соответствует проводкам по этому счету в вашей бухгалтерской системе.

Существуют различные методы сверки проводок. Уже была показана сверка проводок при вводе данных по счету бухгалтерского учета. Ниже описана автоматическая и ручная сверки.

Автоматическая сверка

При автоматической сверке вы просите Open ERP произвести собственный поиск для проводок, которые надо сверить, в наборах счетов учета. Система пытается найти проводки для каждого контрагента с соответствующими суммами.

В зависимости от уровня сложности, который вы выбираете при старте данного инструмента, программное обеспечение сможет отметить как сверенные от двух до девяти проводок одновременно. Например, если вы выбрали уровень 5, Open ERP может отметить, как сверенные, три счета и два платежа, если итоговые суммы соответствуют.

/doc_static/5.0/_images/account_reconcile_auto.png

Форма для автоматической сверки

Для запуска инструмента сверки, выберите [Управление финансами ‣ Периодическая обработка ‣ Сверка ‣ Автоматическая сверка] (Financial management ‣ Periodical Processing ‣ Reconciliation ‣ Automatic Reconciliation).

При этом откроется форма, в которую необходимо внести следующую информацию:

  • Счет к сверке (Account to reconcile) : вы можете выбрать один, несколько или все сверяемые счета,

  • период к рассмотрению (Начало периода (Start of Period) / Конец периода (End of Period)),

  • the Reconciliation Power (from 2 to 9 ),

  • информация, необходимая для коррекции (информация для Движение списания (Write-Off Move)).

Примечание

Сверка

Вы можете сверить:

  • всю Дебиторская задолженность -- счета ваших клиентов типа Дебитор,

  • всю Кредиторскую задолженность -- счета ваших поставщиков типа Кредитор.

Опция корректировки дает вам возможность отметить проводки, как сверенные, даже если их суммы и не равны в точности. Например, Open ERP допускает для иностранных клиентов, счета которых ведутся в различных валютах, разницу до, скажем, 0.50 единиц валюты и позволяет списывать разницу на счет списания.

Совет

Лимит корректировок списания

Вы не должны устанавливать лимиты корректировки слишком большими. Компании, которые внедрили значительные величины автоматических коррекций списания обнаружили, что все расходы сотрудников ниже лимита были автоматически списаны!

Примечание

Значения по умолчанию

Если вы регулярно используете инструмент автоматической сверки, вы должны установить значения по умолчанию для каждого поля путем нажатия клавиши <Ctrl> и использования нажатия правой кнопки мыши (в момент, когда форма в режиме редактирования при использовании web-клиента), или просто нажать правую кнопку мыши при использовании клиента GTK. Появившееся контекстное меню позволит вам установить значения по умолчанию. Это означает, что вам не придется набирать все значения каждый раз.

Ручная сверка

Для проведения ручной сверки, откройте проводки для сверки счета через меню [Управление финансами ‣ Периодическая обработка ‣ Сверка ‣ Сверить проводки] (Financial Management ‣ Periodical Processing ‣ Reconciliation ‣ Reconcile Entries). Вы также можете вызвать форму ручной сверки из любого экрана системы, который показывает бухгалтерские проводки.

Выберите проводки, которые вы хотите отметить как сверенные. Open ERP покажет сумму по дебету и кредиту проводок из указанного набора. Когда они равны, вы можете нажать кнопку [Сверить проводки] (Reconcile Entries) для установки отметки сверки на проводки.

Примечание

Пример реального случая использования сверки

Предположим, вы вводите информацию заказа от клиента. Вы спрашиваете «какова задолженность на расчетном счете клиента ?» (это список неоплаченных счетов и не сверенных платежей). Для просмотра информации из формы заказа, перейдите на запись Контрагент (Partner) и выберите вид Дебиторская и кредиторская (Receivables and Payables). Open ERP выведет на экран историю не сверенных бухгалтерских проводок.

/doc_static/5.0/_images/account_sample2_entries.png

Unreconciled accounting entries

Вы видите счет на 1900 и платеж двумя неделями позднее на 1900 с той же ссылкой. Вы можете выбрать две строки в этом виде. Итог внизу страницы показывает, что для выбранных строк сумма по кредиту равна сумме по дебету. Нажмите Сверить проводки (Reconcile Entries) для отметки этих строк как сверенных.

После этого две данные строки не могут быть выбраны и в следующий раз не будут выводиться в списке не сверенных проводок. Если существует разница в суммах между двумя проводками, Open ERP предложит вам произвести корректировку. Эта корректировка будет компенсирующей проводкой, дающей возможность полной сверки. Вам необходимо указать журнал и счет, которые будут использованы для коррекции.

Например, если вы хотите сверить следующие проводки:

Entries for reconciliation

Дата (Date)

Ссылка (Ref.)

Описание

Счет (Account)

Дебет (Debit)

Кредит (Credit)

12 Май 08

FAC23

Автомобильные услуги (Car hire)

4010

544.50

 

25 Май 08

FAC44

Страховка автомобиля (Car insurance)

4010

100.00

 

31 Май 08

PAY01

Счета №№ 23, 44 (Invoices n° 23, 44)

4010

 

644.00

При сверке, Open ERP покажет расхождение в 0.50. В этот момент у вас есть две возможности:

  • отказаться от сверки, и клиент получит запрос на 0.50,

  • сверить и назначить коррекцию в 0.50, которую вы поместите на счет учета прибылей и убытков.

Open ERP автоматически создаст следующий счет:

Write-off account

Дата (Date)

Ссылка (Ref.)

Описание

Счет (Account)

Дебет (Debit)

Кредит (Credit)

Дата (Date)

Ссылка (Ref.)

Описание

Счет (Account)

Дебет (Debit)

Кредит (Credit)

03 Июн 08

AJ001

Коррекция: Прибыли и убытки (Adjustment: profits and losses)

4010

 

0.50

03 Июн 08

AJ001

Коррекция: Прибыли и убытки (Adjustment: profits and losses)

XXX

0.50

 

Два счета и платеж будут отмечены как сверенные с учетом первой строки коррекции. Затем два счета будут автоматически отмечены как оплаченные.

Управление платежами

Open ERP предоставляет формы для подготовки, проверки и исполнения платежных поручений. Это дает вам возможность обрабатывать такие задачи, как:

  1. Платеж производится по нескольким датам оплаты.

  2. Даты автоматических платежей.

  3. Разделение подготовки платежа и одобрения платежа в вашей компании.

  4. Подготовка поручений на несколько платежей в течение недели, затем создание платежного файла в конце недели.

  5. Создание файла для электронных платежей, который может быть отправлен в банк для исполнения.

  6. Разделение платежей в зависимости от доступных остатков на ваших различных банковских счетах.

Процесс управления платежными поручениями

Для использования инструмента управления платежами вы должны сначала установить модуль account_payment. Это часть базовой системы Open ERP.

Система позволяет вам вносить несколько платежей к исполнению с ваших различных банковских счетов. Когда различные платежи внесены, вы можете проверить платежные поручения. В процессе проверки вы можете изменить и одобрить платежные поручения, отправить распоряжение в банк для электронного перевода средств или просто распечатать платежные поручения или банковские чеки, если хотите.

Например, если вам требуется оплатить счет поставщика на большую сумму, вы можете разделить платеж между несколькими банковскими счетами, в соответствии с доступными на них остатками. Чтобы это сделать, вы можете подготовить несколько черновиков платежных распоряжений и подтвердить их за один раз, когда вы удовлетворены разделением платежей.

Этот процесс можно также включить в расписание регулярных работ. В некоторых компаниях, платежные поручения оставляются в состоянии черновика и добавляются к списку черновиков каждый день. В конце недели работой бухгалтера будет обработать все платежные поручения, находящиеся в ожидании.

Когда платежное поручение одобрено, существует еще один шаг -- оно должно быть проверено бухгалтером. Вы можете представить, что поручения готовит сотрудник бухгалтерии, и затем они должны быть одобрены руководством, чтобы отправить платежи.

Совет

Рабочий цикл платежа

С каждым платежным поручением в Open ERP ассоциирован рабочий цикл. Выберите платежное поручение и в клиенте GTK воспользуйтесь [Расширения ‣ Печать рабочего цикла] (Plugins ‣ Print workflow) из верхнего меню.

Вы можете интегрировать более сложные правила рабочего цикла для управления платежными поручениями путем адаптации рабочего цикла. Например, в некоторых компаниях платежи должны быть одобрены менеджером при определенных состояниях финансовых потоков или с ограничением по сумме.

/doc_static/5.0/_images/account_payment_workflow.png

Рабочий цикл платежей

Когда менеджер из бухгалтерии отмечает документ, как проверенный, Open ERP создает банковский файл, содержащий все платежные поручения. Затем вы можете просто отправить этот файл по вашему каналу доставки электронных документов в ваш банк для обработки всех ваших платежей.

В малых предприятиях обычно тот же человек, который вводит платежи, занимается и их проверкой. В этом случае вам просто надо нажать две кнопки, одну после другой, для подтверждения платежа.

Подготовка и проведение поручений

Для ввода платежного поручения воспользуйтесь меню [Управление финансами ‣ Платежи ‣ Платежные поручения ‣ Новое платежное поручение] (Financial Management ‣ Payment ‣ Payment Orders ‣ New Payment Order).

/doc_static/5.0/_images/account_payment_order.png

Ввод платежного поручения

Затем Open ERP предложит номер для ссылки на ваше платежное поручение.

Затем вы должны выбрать режим платежа из различных способов, доступных для вашей компании. Они должны быть указаны в конфигурации, когда вы настраиваете бухгалтерскую систему при помощи меню [Управление финансами ‣ Конфигурация ‣ Тип платежа] (Financial Management ‣ Configuration ‣ Payment Type) и [Управление финансами ‣ Конфигурация ‣ Режим платежа] (Financial Management ‣ Configuration ‣ Payment Mode). Вот некоторые примеры:

  • Банковские чеки,

  • Банковский перевод,

  • Карта Visa на счете FORTIS,

  • Наличные.

Затем установите поле Предпочтительная дата (Preferred date) для платежа:

  • Срок (Due date) : каждая операция должна быть произведена в срок оплаты счета,

  • Непосредственно (Directly) : операции должны быть произведены, как только платежные поручения проверены,

  • Фиксированная дата (Fixed date) : вы должны указать дату производства платежа в поле Запланированная дата, если фиксированная (Scheduled date if fixed), которое расположено следом.

Дата обычно важна для подготовки электронных платежей, так как банковские интерфейсы дают вам возможность указать будущую дату исполнения для каждой операции. Так самым простым будет в конфигурации Open ERP просто выбрать оплату всех счетов автоматически в срок платежа.

Затем вы должны выбрать, какие счета оплатить. Они могут быть внесены вручную в поле Строка платежа (Payment Line), но легче добавить их автоматически. Для этого нажмите Добавить строки платежа (Add payment lines) и Open ERP автоматически предложит строки со сроками оплаты. Для каждого срока вы увидите:

  • Фактическая дата (Effective date) счета,

  • Ссылка (Ref.) и описание счета в поле Название (Name),

  • срок оплаты счета,

  • сумма к оплате в валюте компании по умолчанию,

  • сумма к оплате в валюте счета.

Вы затем можете согласиться с платежом, предложенным Open ERP или выбрать проводки, которые вы будете или не будете оплачивать этим платежным поручением. Open ERP предоставляет вам всю необходимую информацию для принятия решения о производстве платежа по каждой позиции:

  • счет бухгалтерского учета,

  • банковский счет поставщика,

  • сумма, которая будет оплачена,

  • сумма к оплате,

  • поставщик,

  • общая сумма задолженности перед поставщиком,

  • срок оплаты,

  • дату создания.

Вы можете изменить три первых поля в каждой позиции: счет учета, банковский счет поставщика, и сумму, которая будет оплачена. Эти меры очень практичны, так как это дает вам полную прозрачность всех торговых выплат компании. Вы можете, например, оплатить только часть счета, и при подготовке вашего следующего платежного поручения Open ERP автоматически предложит оплату оставшейся суммы долга.

When the payment has been prepared correctly, click Confirm. The payment then changes to the Open state and a new button appears that can be used to start the payment process. Depending on the chosen payment method, Open ERP provides a file containing all of the payment orders. You can send this to the bank to make the payment transfers.

В будущих версиях Open ERP ожидается, что система будет в состоянии готовить и печатать чеки.

Как обычно, вы можете изменить начальную точку рабочего цикла платежа из меню [Администрирование ‣ Кастомизация ‣ Рабочий цикл] (Administration ‣ Customization ‣ Workflow).