This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Рабочий цикл бухгалтерии и автоматическая подготовка счетов

На рис. «Бухгалтерский цикл для выставления и оплаты счетов» показан рабочий цикл бухгалтерии, по которому обрабатывается каждый счет.

/doc_static/5.0/_images/account_flow.png

Бухгалтерский цикл для выставления и оплаты счетов

В общем случае, когда вы используете всю функциональность Open ERP, счета не требуется заносить в систему вручную. Черновики счетов создаются автоматически на основе других документов, таких, как Заказы на закупку.

Черновики счетов

The system generates invoice proposals which are initially set to the Draft state. While these invoices remain unconfirmed they have no accounting impact within the system. There's nothing to stop users creating their own draft invoices if they want to.

Вы можете создать черновик счета вручную при помощи меню: [Управление Финансами ‣ Счета ‣ Счета клиенту ‣ Новый счет клиенту] (Financial Management ‣ Invoices ‣ Customer Invoices ‣ New Customer Invoice).

Информация, требуемая для выставления счета, автоматически получается из формы контрагента (такой, как условия платежа и адрес выставления счета), или из формы продукта (такой, как используемый счет), или из комбинации двух (такие, как применимые налоги и цена продукта).

Совет

Черновики счетов

Работа с Черновиками счетов дает несколько преимуществ:

  • Вы получаете промежуточное состояние для проверки перед одобрением счета. Это полезно, когда начальные счета создаются не бухгалтерами, но все равно требуется одобрение бухгалтеров до окончательного внесения счета в систему.

  • Это дает вам возможность готовить счета заранее, не получая одобрения немедленно. Вы также можете просматривать список всех счетов, находящихся в ожидании одобрения.

Открытые счета или счета-проформы

You can approve (or validate) an invoice in the Open or Pro Forma state. A Pro Forma invoice doesn't yet have an invoice number or accounting entries. It is something more formal than a draft invoice and can later be converted to an open invoice.

Открытый счет имеет уникальный номер счета. Счет отправлен клиенту и отмечен в системе как ожидающий оплаты.

Сверка позиций счетов и платежей

В Open ERP счет рассматривается как оплаченный, когда его бухгалтерские проводки сверены с проводками поступлений. Если отметка о сверке отсутствует, счет остается в открытом состоянии, пока вы не внесете информацию о поступлении платежа.

Совет

Оплата и сверка

Чтобы избежать сюрпризов, важно понять идею сверки и ее связь с оплатой счета.

На форме счеты вы видите оба поля: Сверено (Reconciled) и Оплачено (Paid). Они отличаются друг от друга только в том случае, если счет был отмечен как оплаченный (используя сверку записей), но впоследствии был отмечен как не сверенный.

Примечание

Сверка

Сверка связывает проводки по счету, которые отменяют друг друга -- они сверены друг с другом (сумма по кредиту = сумме по дебету).

Это в общем случае применимо к платежам против соответствующих счетов.

Без процесса сверки, для Open ERP будет невозможно отметить счета, которые были оплачены. Предположим, что у вас следующая ситуация для клиента «Smith and Offspring»:

  • Счет № 145: 50,

  • Счет № 167: 120,

  • Счет № 184: 70.

Если вы получаете платеж 120, Open ERP задержит автоматическую сверку, потому что существуют варианты, какие счета были оплачены. Это может быть либо сверка платежа против счетов № 145 и № 184, либо против счета № 167.

You can cancel an invoice if the Allow Cancelling Entries function has been activated in the journal and the entries haven't yet been reconciled. You could then move it from Canceled , through the Draft state to modify it and regenerate it.

Совет

Обработка серий

Обычно, различные транзакции группируются вместе и обрабатываются одновременно, а не счет за счетом. Это называется пакетная обработка или обработка серий.

Вы можете выбрать несколько документов в списке счетов: отметить поля выбора требуемых строк при использовании web-клиента и нажать кнопку соответствующего ярлыка справа; или удерживая <Shift>, выбрать строки при помощи мыши в клиенте GTK и использовать кнопку действия или кнопку печати наверху -- это даст вам набор возможных действий над выбранными объектами.

Через регулярные промежутки времени, и независимо от счетов, может быть использована процедура автоматического импорта или ручной ввод банковских выписок. Это включает в себя все платежи поставщикам и от клиентов и общие транзакции, например, между счетами.

Когда учетный счет отмечен как проверенный, Open ERP автоматически создает соответствующие бухгалтерские проводки.

Счета отмечаются как оплаченные, когда бухгалтерские проводки счета были сверены с бухгалтерскими проводками о его оплате.

Транзакция сверки может проводиться в различных местах процесса, в зависимости от ваших предпочтений:

  • при вводе данных для бухгалтерской отчетности,

  • вручную по записям счета,

  • автоматически с помощью интеллектуальной сверки в Open ERP.

Вы можете создавать бухгалтерские записи напрямую, без использования счетов и бухгалтерской отчетности. Чтобы сделать это, используйте форму быстрого ввода данных в журнале. Некоторые бухгалтеры предпочитают именно этот подход, так как они рассуждают в терминах бухгалтерских записей, а не в терминах счетов и платежей.

Вы должны на самом деле использовать формы, разработанные для счетов и банковских выписок, а не ручной ввод данных. Такой способ проще и обрабатывается при помощи системы контроля ошибок.

Система, основанная на записях

Все бухгалтерские операции в Open ERP основываются на записях, создаются ли они процессом подготовки счета или вносятся в систему непосредственно.

Так, напоминания контрагенту быстро генерируются из списка не сверенных проводок в счете дебиторской задолженности для данного контрагента. В одном напоминании вы увидите все неоплаченные счета, так же как и не сверенные платежи, такие как авансовые платежи.

Кроме того, финансовые отчеты, такие как главная бухгалтерская книга, остатки на счете, хронология остатков на счете, различные журналы, все основаны на бухгалтерских проводках. Не имеет значения, создали ли вы запись при помощи формы подготовки счета или непосредственно в журнале счетов. То же самое относится и к налоговой декларации и иной нормативной финансовой отчетности.

При использовании интегрированного бухгалтерского учета, вы все равно должны пройти стандартную процедуру выставления счетов, потому что некоторые модули находятся в прямой зависимости от документа счета. Например, клиентский заказ на продажу может быть настроен на ожидание оплаты счета перед началом доставки. В таком случае, Open ERP автоматически создает черновик счета для отправки клиенту.