This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Управление кредиторской и дебиторской задолженностью

Open ERP предоставляет много инструментов для управления счетами учета клиентов и поставщиков. Здесь будет показано:

  • финансовый анализ контрагентов, для понимания отчетов, которые дают вам возможность проводить анализ всех ваших контрагентов,

  • многоуровневые напоминания, являющиеся автоматической системой для подготовки писем или сообщений электронной почты с напоминаниями, когда счета остаются не оплаченными,

  • подробный анализ отдельных контрагентов.

Финансовый анализ контрагентов

Когда сотрудники бухгалтерии вашего предприятия подключаются к системе Open ERP, им немедленно выводится Бухгалтерская панель аналитики (Accounting Dashboard). По умолчанию она содержит полезный график для анализа дебиторской задолженности. Для получения доступа к ней, установите модуль board_account. Затем посмотрите на панель при помощи меню [Панели аналитики ‣ Бухгалтерия ‣ Бухгалтерская панель аналитики] (Dashboards ‣ Accounting ‣ Accounting Dashboard).

/doc_static/5.0/_images/account_board.png

Бухгалтерская панель аналитики

График на панели справа, озаглавленный «Дебиторская по времени (Aged Receivables)», показывает дебиторскую задолженность по неделям. Это позволяет вам быстро оценить по неделям накопившиеся суммы ваших клиентов-дебиторов.

Все графики в Open ERP являются динамическими. Так что вы, например, можете включить фильтр данных путем нажатия Масштаб (Zoom) и затем нажатия Фильтр (Filter) на форме Поиска (Search). Либо просто нажать Масштаб (Zoom), чтобы открыть график в большем окне, а затем нажать Поиск (Search) для вывода информации в виде списка.

Для получения более подробного отчета об остатках на счетах учета по времени (или подготовки отчета о прошедших датах), воспользуйтесь меню [Управление финансами ‣ Бухгалтерия ‣ Отчетность ‣ Отчеты по контрагентам ‣ Остатки по контрагенту по времени] (Finance ‣ Accounting ‣ Reporting ‣ Partner Accounts ‣ Aged Partner balance).

/doc_static/5.0/_images/account_balance.png

Остатки по времени с использованием 30-дневного периода

При открытии этого отчета, Open ERP запросит название компании, учетный период и размер интервала для анализа (в днях). Затем Open ERP рассчитает таблицу остатков по счетам по периодам. Так, если вы запросите интервал в 30 дней, Open ERP построит анализ остатков для последнего месяца, прошедших двух месяцев, и так далее.

Для анализа по контрагентам вы можете использовать остатки по счетам контрагентов, полученные при помощи меню [Управление финансами ‣ Отчетность ‣ Счета контрагентов ‣ Остатки по контрагентам] (Financial Management ‣ Reporting ‣ Partner Accounts ‣ Partner balance). Затем система предоставляет вам отчет в PDF, содержащий одну строку на партнера, показывающую накапливающийся остаток по счету.

/doc_static/5.0/_images/account_partner_balance.png

Остатки по контрагентам

Если вам требуется подробная информация о контрагенте, вы можете использовать книги контрагентов, доступ к которым осуществляется через меню [Управление финансами ‣ Отчетность ‣ Счета контрагентов ‣ Книга контрагента] (Financial Management ‣ Reporting ‣ Partner Accounts ‣ Partner Ledger).

/doc_static/5.0/_images/account_partner_ledger.png

Книга контрагента

В завершение вы можете изучить отдельные проводки в поисках полезной информации. Для поиска проводок:

  • по журналам, действуйте через меню [Управление финансами ‣ Ввод проводок ‣ Ввод проводок по строкам] (Financial Management ‣ Entries Encoding ‣ Entries Encoding by Line),

  • по счетам учета, действуйте через меню [Управление финансами ‣ Планы ‣ План счетов] (Financial Management ‣ Charts ‣ Chart of Accounts) совершите двойное нажатие на соответствующем счете,

  • путем глобального поиска, действуйте через меню [Управление финансами ‣ Ввод проводок ‣ Ввод проводок движением] (Financial Management ‣ Entries Encoding ‣ Entries Encoding by Move), и запустите поиск,

  • по контрагентам, это можно сделать путем навигации с поля Контрагент (Partner) на любой форме, которая выводит информацию о контрагенте, используя затем кнопки справа на форме контрагента.

Совет

Экспорт проводок

Полезно запомнить, что в Open ERP вы можете экспортировать ресурсы любого типа. В web-клиенте вам надо перейти в список для поиска ресурса, затем нажать ссылку Экспорт (Export) внизу слева под списком. В клиенте GTK вам надо воспользоваться меню [Форма ‣ Экспорт] (Form ‣ Export). Это дает вам возможность легко проводить ваш собственный анализ в Microsoft Excel или OpenOffice.org Calc, путем экспорта бухгалтерских проводок.

Много-шаговые последующие действия

Для автоматизации управления последующими действиями (напоминаниями) вы должны установить модуль account_followup. Он устанавливается автоматически как часть профиля бухгалтерии, но он не включен в другие профили. Также вы можете установить его отдельно.

После того, как модуль установлен, задайте вашу конфигурацию уровней напоминаний, используя меню [Управление финансами ‣ Конфигурация ‣ Последующие действия] (Financial Management ‣ Configuration ‣ Follow-Ups).

Уровни последующих действий устанавливаются относительно даты создания счета, а не срока оплаты. Это дает вам возможность установить условия оплаты такими, как 'оплатить в течение 21 дня (payable in 21 days)', и через 30 дней отправить напоминание, либо связаться по телефону.

Для каждого уровня вы должны определить количество дней и создать заметку, которая будет автоматически добавлена в письмо с напоминанием. Последовательность определяет порядок уровня в порядке возрастания.

Example of configuring followup levels

Последовательность (Sequence)

Уровень (Level)

Дней (Days)

Описание

1

Уровень 1 (Level 1)

30 календарных дней (30 days net)

Первое напоминание об оплате (First payment reminder)

2

Уровень 2 (Level 2)

45 календарных дней (45 days net)

Второе напоминание (Second reminder)

3

Уровень 3 (Level 3)

60 дней от конца месяца (60 days from end of month)

Отправить уведомление (Put on notice)

Вы можете отправить ваши напоминания по обычной и/или электронной почте через меню [Управление финансами ‣ Периодическая обработка ‣ Отправтиь напоминания] (Financial Management ‣ Periodical Processing ‣ Send followups).

/doc_static/5.0/_images/account_followup_wizard.png

Форма для подготовки писем с напоминаниями

Open ERP представит вам список контрагентов, которым надо отправить напоминания, и вы сможете изменить его до начала процедуры. На второй вкладке формы вы можете внести информацию, которую вы отправите в напоминании по электронной почте.

Затем система подготовит для вас отчет в формате PDF, содержащий все письма с напоминаниями для каждого контрагента. Каждое письмо готовится на языке партнера (если это возможно) и, следовательно, вы можете получить письма на нескольких языках в одном и том же файле PDF на разных страницах.

Чтобы проверить сроки для клиентов и/или поставщиков до начала процедуры напоминания, воспользуйтесь меню [Управление финансами ‣ Периодическая обработка ‣ Отправить напоминания] (Financial Management ‣ Periodical Processing ‣ Send followups). Вы увидите список не сверенных проводок по счетам учета. Затем вы можете изменить дату и последнее напоминание, а также уровень напоминания для каждой проводки.

Чтобы получить подробный отчет, сгруппированный по контрагентам, используйте меню [Управление финансами ‣ Отчетность ‣ Последующие действия] (Financial Management ‣ Reporting ‣ Follow-Ups).

Различные отчеты являются стандартными экранами Open ERP, так что вы можете применять к ним фильтры и исследовать элементы в подробностях.

/doc_static/5.0/_images/account_followup.png

Сводный экран для напоминаний

Положение партнера

В ежедневном использовании Open ERP менеджеру часто требуется быстро просмотреть финансовую информацию при работе с данными контрагента. Для этого при работе с формой контрагента можно воспользоваться кнопками справа от формы, перейдя непосредственно к:

  • письму с напоминанием при помощи кнопки отчета Просроченные платежи (Overdue payments),

  • списку, содержащему незакрытые Счета (Invoices),

  • ярлыку Все проводки по счету (All account entries),

  • не закрытые запросы CRM из Не закрытые дела (Open cases),

  • ярлык на не сверенные задолженности: Дебиторская и кредиторская (Receivables and Payables).

Полный перечень ссылок зависит от установленных в Open ERP модулей.

Эти ссылки также доступны при использовании свойств навигации, таких как нажатие правой кнопки мыши на различных полях информации контрагента в клиенте GTK.

Отчет Просроченные платежи (Overdue payments) создает документ PDF, который используется для напоминаний, но он не изменяет никаких проводок по счетам контрагента. Его использование не увеличивает уровня напоминания, так что вы можете запускать этот отчет повторно без каких-либо проблем.

В Open ERP вы можете производить поиск контрагента на основе суммы его дебиторской задолженности. Так, запустите поиск контрагентов с величиной кредита между 1 и 99999999 и вы получите список контрагентов, которые должны вам заплатить. Затем вы можете выбрать весь список и распечатать напоминания всем должникам.

Справа от формы контрагента находится ярлык Счета (Invoices). Эта ссылка включает все счета, определенные в системе, а именно:

  • счета клиентам,

  • счета от поставщиков,

  • кредитные ноты,

  • кредитные ноты от поставщиков.

Совет

Напоминания на основе бухгалтерских проводок

Компании, у которых отсутствуют компьютеризированные записи, склоняются к прослеживанию платежей на основе счетов и работы с документами, а не на основе формального клиентского счета учета.

Однако, лучше создавать напоминания на основе дебиторской задолженности на счете учета контрагента, чем на основе неоплаченных счетов. При использовании системы Open ERP вы легко можете учесть все авансы, не сверенные платежи, кредитные ноты, и кредитные платежи.

Так что гораздо лучше отправлять письмо на основе бухгалтерских проводок выставленных счетов и не сверенных платежей, чем просто на основе списка неоплаченных счетов.

Среди кнопок, представленных на форме контрагента, две кнопки дают возможность открывать бухгалтерские проводки, относящиеся к данному контрагенту:

  • Все проводки по счету (All account entries),

  • Дебиторская и кредиторская (Receivables & Payables).

Первая кнопка полезна для получения исторического анализа клиента или поставщика. Вы можете получить информацию о таких значимых вещах, как объемы продаж и задержки платежей. Вторая кнопка -- это фильтр, который выводит только дебиторскую и кредиторскую задолженности для данного контрагента.