This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Для каждого предприятия (его) собственный план счетов аналитики

Для понятного разъяснения аналитических счетов рассмотрим три примера, каждый из которых описывает различные типы компаний:

  1. Промышленное производственное предприятие.

  2. Юридическая фирма.

  3. Компания по оказанию услуг в ИТ.

Случай 1: Промышленное производственное предприятие

В промышленности вы часто можете увидеть, что планы счетов аналитики структурированы по подразделениям и продуктам, на основе которых компания существует.

Итак, цель состоит в изучении расходов, продаж и прибыли по отделам и по продуктам. Первый уровень структуры включает различные подразделения, а более низкие уровни представляют диапазоны продуктов, которые компания производит и продает.

Примечание

План счетов аналитики для промышленного производственного предприятия

  1. Отдел маркетинга (Marketing Department)

  2. Коммерческий отдел (Commercial Department)

  3. Административный отдел (Administration Department)

  4. Производство (Production)

    • Продукция Ассортимент 1 (Product Range 1)

    • Подгруппы

    • Продукция Ассортимент 2 (Product Range 2)

Полезно указывать аналитические счета на каждом счете при закупке в процессе ежедневной работы. Аналитический счет -- это тот счет, на котором данная закупка должна быть учтена. При утверждении оплаты закупки будут автоматически создаваться записи для общего бухгалтерского учета и соответствующих аналитических счетов. Таким образом, для каждой записи в общих бухгалтерских счетах будет существовать по крайней мере одна аналитическая запись, которая относит затраты на понесшее их подразделение.

Ниже приведено возможное разнесение некоторых бухгалтерских записей из вышеописанного примера общего учета по различным аналитическим счетам:

Breakdown of general and analytic accounting entries (Case 1)

Счета общего учета (General accounts)

       

Счета аналитики

 

Название (Title)

Счет (Account)

Дебет (Debit)

Кредит (Credit)

 

Счет (Account)

Значение (Value)

Закупка сырья (Purchase of Raw Material)

600

1500

   

Производство / Ассортимент 1 (Production / Range 1)

1 500

Субподрядчики (Subcontractors)

602

450

   

Производство / Ассортимент 2 (Production / Range 2)

-450

Возвраты за дефектные материалы (Credit Note for defective materials)

600

 

200

 

Производство / Ассортимент 1 (Production / Range 1)

200

Расходы на транспорт (Transport charges)

613

450

   

Производство / Ассортимент 1 (Production / Range 1)

-450

Расходы на сотрудников (Staff costs)

6201

10000

   

Маркетинг (Marketing)

-2 000

         

Коммерческий (Commercial)

-3 000

         

Административные

-1 000

         

Производство / Ассортимент 1 (Production / Range 1)

-2 000

         

Производство / Ассортимент 2 (Production / Range 2)

 2 000

Общественная информация и реклама (PR)

614

450

   

Маркетинг (Marketing)

 450

Аналитическое представление по подразделениям позволяет вам исследовать затраты, распределенные по подразделениям в компании.

Тогда аналитический план счетов, показывающий распределение затрат компании с использованием информации из примера выше:

Analytic chart of accounts (Case 1)

Счет (Account)

Итого (Total)

Отдел маркетинга (Marketing Department)

-2 450

Коммерческий отдел (Commercial Department)

-3 000

Административный отдел (Administration Department)

-1 000

Производство (Production)

-6 200

Продукция Ассортимент 1 (Product Range 1)

-3 750

Продукция Ассортимент 2 (Product Range 2)

-2 450

В описанном примере иерархической структуры в OpenERP вы можете анализировать не только затраты по видам продукции, но и общие затраты производства. Баланс общего счета (Производство) является суммой балансов (остатков) порожденных счетов.

Отчет, который относится и к общему бухгалтерскому учету, и к счетам аналитики, позволяет получить разбиение затрат внутри данного отдела. В таблице ниже приведен анализ подразделения Продукция / Ассортимент 1:

Report merging both general and analytic accounts for a department (Case 1)

Продукция / Ассортимент 1 (Production / Product Range 1)

 

Счет общего учета (General Account)

Сумма (Amount)

600 -- Сырье (600 -- Raw Materials)

 1 300

613 -- Транспортные расходы (613 -- Transport charges)

- 450

6201 -- Затраты на сотрудников (6201 -- Staff costs)

-2 000

Итого (Total)

-3 750

Приведенные выше примеры основаны на затратах компании. Аналитическое разбиение может быть так же эффективно для анализа продаж. Оно дает показатель прибыльности (продажи - затраты) для различных подразделений.

Примечание

Представление по уникальному ассортименту продуктов

Такое аналитическое представление по подразделениям и ассортименту продуктов обычно используется в торговле и промышленности.

Существует вариант не разбивать затраты по отделам продаж и маркетинга, а назначить каждой затрате соответствующий ассортимент продукции. Это даст возможность анализа прибыльности каждого ассортимента продукции.

Выбор одного из вариантов зависит от того, как вы смотрите на ваши маркетинговые усилия. Выделены ли глобальные расходы в некотором общем направлении или же для каждого продукта есть ответственность за свои собственные затраты на маркетинг?

Случай 2: Юридическая фирма

Юридические фирмы обычно применяют учет по юридическим делам, когда каждое дело представлено в текущем клиентском файле. Все расходы и продукты затем прикрепляется к данному файлу.

Основной заботой юридических фирм является выставление счетов за отработанные часы и учет рентабельности по делам и сотрудникам.

Механизмы, используемые для внесения часов в систему, будут подробно рассмотрены в следующей главе -- «Организация управления людскими ресурсами». Как и большинство системных процессов, учет отработанных часов интегрирован в аналитический учет. Каждый раз, когда сотрудник вводит в табель количество часов, это автоматически генерирует проводки соответствующих расходов на стоимость этих часов по аналитическим счетам в соответствующем юридическом деле. Почасовая ставка -- это функция от заработной платы работника.

Таким образом, юридические фирмы будут выбирать аналитическое представление, отражающее управление временем, которое сотрудники работают по различным клиентским делам.

Примечание

Пример представления аналитических счетов для юридической фирмы

  1. Отсутствия на рабочем месте

    • Оплачиваемые отсутствия

    • Не оплачиваемые отсутствия

  2. Внутренние проекты

    • Административные

    • Прочие

  3. Клиентские дела

    • Клиент 1

    • Дело 1.1 (Case 1.1)

    • Дело 1.2

    • Клиент 2

    • Дело 2.1 (Case 2.1)

Все расходы и продажи затем прикрепляется к делу. Это позволяет узнать рентабельность по каждому конкретному делу, и, на консолидированном уровне, по каждому клиенту.

Выставление счетов по различным делам - немного необычно. Дела не соответствуют никаким проводкам по счетам общего учета и они не происходят от закупок или счетов на продажу. Они представляют собой различные аналитические операции и не имеют точных аналогов в счетах общего бухгалтерского учета. Они рассчитываются на основе почасовых расходов на работника. Эти записи создаются автоматически на основе профессиональных табелей.

В конце месяца, когда вы платите зарплату и премии, вы интегрируете их на счетах общего учета, но не на аналитических счетах, поскольку они уже были учтены при выставлении счетов по каждому клиенту. Отчет, который соотносит данные по аналитическим и счетам общего бухгалтерского учета, позволяет сравнивать итоги, так что вы можете скорректировать ваши оценки почасовой стоимости по работникам в зависимости от фактически отработанного времени.

Таблица ниже приводит пример различных аналитических проводок, которые вы можете найти на вашем аналитическом счете:

Analytic entries for the account chart (Case 2)

Название (Title)

Счет (Account)

Сумма (Amount)

 

Счет общего учета (General Account)

Дебет (Debit)

Кредит (Credit)

Изучение файлов (1 час) (Study the file (1 h))

Дело 1.1 (Case 1.1)

-15

       

Поиск информации (3 часа) (Search for information (3 h))

Дело 1.1 (Case 1.1)

-45

       

Консультирование (4 часа) (Consultation (4 h))

Дело 2.1 (Case 2.1)

-60

       

Плата за услуги (Service charges)

Дело 1.1 (Case 1.1)

280

 

705 – Плата за услуги (705 – Billing services)

 

280

Канцелярские закупки (Stationery purchase)

Административные

-42

 

601 – Закупка мебели (601 – Furniture purchase)

42

 

Стоимость горючего -поездка к клиенту (Fuel Cost -Client trip)

Дело 1.1 (Case 1.1)

-35

 

613 – Транспорт (613 – Transports)

35

 

Зарплата сотрудникам (Staff salaries)

     

6201 – Зарплата (6201 – Salaries)

 

3 000

Как видите, это позволяет вам произвести детальное изучение рентабельности различных сделок. В описанном примере затраты по Делу 1.1 равны 95.00 (сумма затрат на аналитическое изучение файлов, поиск информации и платы за услуги), но счет был выставлен на 280.00, что дает вам валовую прибыль 185.00.

Однако интерес аналитического учета не ограничивается простым анализом прибыльности по различным делам.

Те же самые данные могут быть использованы для автоматического выставления счетов за услуги клиенту в конце месяца. Для подготовки счета клиенту просто возьмите затраты из счетов аналитики за данный месяц и примените коэффициент продажи для подготовки счета. Механизмы подготовки счетов более подробно разъяснены в разделе «Управление Услугами». Если клиент требует детализацию оказанных в рамках данного дела услуг, вы можете распечатать проводки по услугам в аналитическом счете по данному делу.

Совет

Выставление счетов на основе аналитического учета

Большинство программного обеспечения, которое управляет выставлением счетов, позволяет учитывать количество отработанных часов. В OpenERP эти услуги автоматически представлены расходами в плане аналитических счетов. Однако расходы по аналитическим счетам могут также создаваться многими другими документами OpenERP, таких как кредитные ноты и закупка товаров.

То есть, когда вы готовите счета клиента в конце месяца, вы можете включить все расходы из аналитического плана счетов, а не только количество отработанных часов. Так, например, вы можете легко возместить всю стоимость вашей поездки к клиенту.

Случай 3: Компания по оказанию услуг в области ИТ

Большинство компаний, оказывающих услуги в области информационных технологий, решают следующие проблемы:

  • планирование проектов,

  • выставление счетов, прибыльность и финансовое сопровождение проектов,

  • управление договорами поддержки и сопровождения.

Чтобы работать с этими проблемами, нужно использовать счета аналитики, структурированные по проектам и по договорам. Пример приведен ниже.

Примечание

Пример представления аналитического плана счетов для компании по оказанию услуг в ИТ

  1. Внутренние проекты

    • Административные и коммерческие

    • Исследования и разработка

  2. Клиентские проекты

    • Клиент 1

    • Проект 1.1

    • Проект 1.2

    • Клиент 2

    • Проект 2.1

    • Проект 2.2

  3. Договоры поддержки – 20 час.

    • Потребитель X

    • Потребитель Y

Управление услугами, расходами и продажами аналогично изложенному выше для юристов. Выставление счетов и изучение рентабельности также схожи.

А теперь рассмотрим договоры поддержки. Эти договоры, как правило, ограничивается предоплаченным количеством часов. Каждая услуга, внесенная в аналитические счета, показывает оставшееся количество часов поддержки. Для управления договорами поддержки вы будете использовать оставшиеся часы, а не суммы аналитических проводок.

В OpenERP каждая строка аналитики показывает количество проданных или использованных единиц товара, а также то, что вы обычно там видите -- сумму в денежных единицах (долларах США или фунтах стерлингов, или в иной выбранной вами валюте). Таким образом, вы можете суммировать проданное или использованное количество на каждом аналитическом счете для определения, сколько часов договора поддержки осталось.

Чтобы отличать услуги от других затрат в аналитическом счете, вы можете использовать концепцию аналитического журнала. Тогда аналитические записи распределяются в различные журналы:

  • журнал услуг (service journal),

  • журнал расходов (expense journal),

  • журнал продаж (sales journal),

  • журнал закупок (purchase journal).

Таким образом, чтобы получить подробную разбивку договора поддержки, вы должны лишь просмотреть журнал для поиска соответствующего аналитического счета интересующего вас договора.

Наконец, аналитические счета могут быть использованы для прогнозирования будущих потребностей. Например, ежемесячное планирование персонала на различных проектах можно рассматривать как аналитический бюджет, описанный журналом услуг. Бухгалтерские проводки выражаются в количестве (например, количество часов или количество продуктов) и в суммах денежных единиц (долларах США или, возможно, GBP).

Таким образом, вы можете настроить планирование на основе только натуральных величин. Анализ аналитических бюджетов позволит вам сравнить бюджет (то есть, ваш план) с услугами, фактически оказанными на конец месяца.

Совет

Денежный бюджет

Проблемы управления денежными средствами являются одними из основных трудностей, с которыми сталкивается малый растущий бизнес. Действительно, трудно предсказать сумму доступных денежных средств, если компания молодая и быстро растет.

Если компания применяет управление на основе клиентских дела, то, как было показано, кадровое планирование может быть представлено в аналитическом отчете.

Но так как вы знаете цену продажи для каждого из различных проектов, вы можете видеть, как нетрудно использовать план в аналитических счетах для более точного прогнозирования сумм, на которые вы будете выставлять счета в ближайшие месяцы.