This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Табели

В большинстве компаний, оказывающих услуги, в которых была установлена система OpenERP, таблицы оказания услуг (service sheets), или табели, произвели революцию в методах управления. Эти табели готовятся по всем сотрудникам, которые работают по различным делам или выполняемым проектам. Каждому из клиентских дел или проектов в системе соответствует аналитический счет.

На протяжении дня, когда сотрудники работают над тем или иным проектом, они добавляют строку в табель с информацией о времени, отработанном по каждому проекту. В конце дня каждый сотрудник должен отметить все время, отработанное на клиента или по внутренним проектам, чтобы получить полное количество часов, отработанных за день. Если соответствующего счета в системе не существует, время добавляется к часам, которые не классифицированы, для данного дня.

/doc_static/5.0/_images/service_timesheet_list.png

Табель за рабочий день

На рисунке «Табель за рабочий день» показан пример табеля сотрудника.

Примечание

Не путайте табель и соблюдение посещаемости

Система табеля не предназначена служить скрытой формой учета посещаемости. Там нет контроля за временем, а работник имеет право вносить 8, 9, или более часов услуг каждый день, если он хочет.

Если вы решите внедрить такую систему, важно уточнить этот момент с вашим персоналом. Цель здесь -- не контроль рабочих часов, поскольку работники решают для себя, что они будут вносить -- а отслеживание выполняемых заданий и распределения затрат между ними.

Среди многих способов применения такой системы табелей в компании, вот некоторые наиболее важные:

  • возможность отслеживания реальной стоимости проекта при помощи учета потраченного на него времени,

  • отслеживание услуг, предоставляемых различными сотрудниками,

  • сравнение часов, реально затраченных на проект, с начальными запланированными оценками,

  • автоматическая подготовка счетов на основе оказанных услуг, измеренных в часах,

  • получение списка услуг, измеренных в часах, для данного клиента,

  • выяснение расходов, необходимых для работы компании, таких как расходы на маркетинг, затраты на обучение для новых сотрудников, и ставок для выставления счетов клиенту.

Категории табелей

Различные категории табеля (сессии рабочего времени) могут быть определены в меню [Управление персоналом ‣ Настройка ‣ Категории рабочего времени] (Human Resources ‣ Configuration ‣ Working Time Categories), также необходимо выбрать одну из групп, таких, как 38 часов в неделю (38 Hours/Week).

/doc_static/5.0/_images/service_timesheet_def.png

Категория табеля для полного времени 38 часов в неделю

Настройка данных сотрудника

Чтобы быть в состоянии вообще использовать расписания, сначала необходимо описать тех сотрудников, которые являются пользователями системы. Формы описания сотрудника содержат информацию, необходимую для использования в табеле, такие как должность, и почасовые затраты.

Для управления табелем особый интерес будут иметь два поля: Аналитический журнал (Analytic Journal) и Продукт (Product).

В аналитическом журнале будут храниться все аналитические проводки о затратах на повременные услуги. Эти параметры позволяют вам разделить стоимость услуг от других расходов компании, таких как закупка сырья, авансовых отчетов и субподряда. Для разделения стоимости по отделам или трудовым функциям вы можете использовать отдельные журналы для каждого сотрудника.

Сотрудник также связан с продуктом в базе данных OpenERP. Сотрудник связан с продуктом, чтобы вы имели возможность «покупки» (субподряд) или «выставления счета» (управление проектами). Вам необходимо создать продукт для каждого типа работ в вашей компании.

В экранной форме продукта важной является следующая информация:

  • Name : Secretary Salesperson Project Manager

  • Тип продукта (Product Type) : Услуга (Service)

  • Unit of Measure : Hour Day

  • Цена по прейскуранту (List Price)

  • Стандартная цена (Standard Price)

Совет

Индексация цен

Модуль product_index позволяет вам генерировать индексы, связанные с изменением цены закупки или продажи для отдельных продуктов.

В управлении людскими ресурсами данный модуль может быть использован для изменения ваших цен или затрат в соответствии с официальными величинами индексации.

Таким образом, каждый сотрудник компании, в большинстве случаев, соотносится со следующей информацией:

  • Контрагент (Partner)

  • форма Сотрудник (Employee),

  • Пользователь системы (System User).

И каждая должность в компании соответствует понятию Продукт (Product).

Примечание

Повременные ставки

По умолчанию почасовая стоимость сотрудника определяется стандартной стоимостью продукта, связанной с данным сотрудником. Но если вы установили модуль hr_contract, это дает возможность управления контрактами по-разному. Почасовая стоимость сотрудника в этом случае рассчитывается автоматически на основании трудового договора, при внесении данных в табель.

Для этого программа использует коэффициент, определяемый в типе договора (например, валовая месячная зарплата, пересчитанная в дневную). В идеале этот фактор должен принимать во внимание расходы на заработную плату, налоги, страховки и другие накладные расходы, связанные с содержанием сотрудника.

Ввод данных Табеля

Чтобы полностью использовать возможности табеля, установите модуль hr_timesheet_sheet. Когда этот модуль установлен и все данные сотрудников внесены правильно, различные пользователи системы смогут вводить табельные данные через меню [Управление персоналом ‣ Рабочие часы ‣ Мои рабочие часы ‣ Мои рабочие часы в день] (Human Resources ‣ Working Hours ‣ My Working Hours ‣ My Working Hours of The Day), нажав [Новый] (New).

Совет

Ярлык на табели

Хорошая идея для всех сотрудников, использующих табель, включить ссылку на табель в свои ярлыки. Это полезно, так как им придется обращаться к табелю несколько раз в день.

Для новой записи:

  1. Пользователь (User) : предлагается значение по умолчанию, но его можно изменить, если вы вносите первый табель для другого сотрудника компании.

  2. Дата (Date) : автоматически предлагается текущая дата, но ее можно изменить, если вы вносите данные за другой день.

  3. Аналитический счет (Analytic Account) : для проекта, по которому вы работаете -- очевидно, что счет должен быть создан заранее.

  4. Описание (Description) : текстовое описание проделанной за данное время работы, в свободной форме.

  5. Количество (Quantity) : количество единиц времени (единицы определяются как часть продукта).

Остальные поля заполняются автоматически, но могут быть изменены: Продукт (Product) который является продуктом типа услуги, таким как консалтинг, Единица измерения (Unit of Measure) (определенная заранее, может быть, например, минуты, часы или дни), Стоимость (Cost) услуги (рассчитывается по умолчанию), и связанный Счет общего учета (General Account).

Каждым сотрудником в течение рабочего дня вносится информация о количестве часов. Полезно вернуться к списку в конце дня, чтобы проверить, что количество часов присутствия в компании было учтено должным образом. Итоговая величина показана в правой нижней части списка отработанных часов.

Точность внесения услуг имеет решающее значение для расчета рентабельности различных рабочих мест и выставления счетов за услуги. Соответственно для проверки правильности внесенных сотрудниками данных существуют различные отчеты. Сотрудники могут проверить свои табели, используя следующие отчеты:

  • Табель за месяц, выводится при помощи меню [Управление персоналом ‣ Отчетность ‣ Табель ‣ Распечатать мой табель] (Human Resources ‣ Reporting ‣ Timesheet ‣ Print my timesheet).

  • Просмотр всех записей об услугах при помощи меню [Управление персоналом ‣ Табели ‣ Мои табели ‣ Мои табели] (Human Resources ‣ Timesheets ‣ My Timesheets ‣ My timesheets) для подтверждения. Затем вы можете воспользоваться фильтрами для анализа услуг по проектам, по периодам, или по продуктам.

Совет

Скрытие стоимости услуг

По умолчанию в настройках OpenERP задано показывать стоимость каждой услуги, когда работник вносит количество часов по каждому проекту. Вы можете изменить это поле, добавив атрибут invisible = True в форму просмотра табеля.

Способы внести изменения таковы: можно либо изменить форму просмотра в файловой системе, либо использовать веб-клиент для изменения формы просмотра в текущей базе данных. Для последнего действия воспользуйтесь расположенной в левом нижнем углу каждой формы светло-серой меткой [КАСТОМИЗИРОВАТЬ (CUSTOMIZE), которая дает доступ к опции Управление видами (Manage Views). Если у вас достаточно прав вы можете отредактировать файл XML, который определяет текущую форму представления.)

Значение в поле показывает сотруднику стоимость его времени, используемую в компании, так что скрытие этой области не всегда может быть лучшим вариантом.

Руководство может очень легко получить различные отчеты для управления табелями. Вы можете распечатать сводку в виде таблицы по пользователям и по дням через меню [Управление персоналом ‣ Отчетность ‣ Табель ‣ Табель сотрудников] (Human Resources ‣ Reporting ‣ Timesheet ‣ Employees timesheet). Это поможет вам обнаружить моменты, когда сотрудник забыл ввести данные табеля за определенный день.

/doc_static/5.0/_images/service_timesheet_all.png

Табель сотрудника с итогами за месяц

Если вы установите модуль report_timesheet, вам будет доступно гораздо больше отчетов. Некоторые новые графики станут доступны через меню [Управление персоналом ‣ Отчетность ‣ Данный месяц] (Human Resources ‣ Reporting ‣ This Month) и [Управление персоналом ‣ Отчетность ‣ Все месяцы] (Human Resources ‣ Reporting ‣ All Months), например:

  • Табель по пользователям (Timesheet by User)

  • Табель по счетам (Timesheet by Invoice)

  • Ежедневный табель по счетам учета (Daily Timesheet by Account)

  • Табель по счетам учета (Timesheet by Account)

/doc_static/5.0/_images/service_timesheet_graph.png

Диаграмма табелей по счетам учета

Данные для построения графиков могут быть изменены использованием фильтров, доступных в верхней части экрана. Если вы хотите получить более подробную информацию, переключитесь в вид списка.

Примечание

Панель аналитики проекта при входе в систему

Панель Управления проектами имеет графическое представление, которое дает краткую сводку по табелю текущего пользователя в течение последних семи дней.

Вы можете включить панель для пользователей, чтобы она появлялась при входе пользователя в систему OpenERP. Тогда каждый сотрудник будет иметь возможность увидеть, забыл ли он заполнить табель за прошедший день, при последующем входе в систему.

Для использования панели аналитики установите модуль board_project.

Оценка стоимости услуг

Вы уже знаете, что табели тесно связаны со счетами аналитики. Различные проекты, перечисленные в табелях, соответствуют аналитическим счетам. Записи табеля сами являются аналитическими записями.

Эти записи содержат различные аналитические операции, которые не соответствуют ни одному из счетов общего учета. Поэтому все операции, которые изменяют и создают строки табеля, автоматически взаимодействуют с соответствующими аналитическими проводками и, соответственно, автоматически изменяются при изменении записей в аналитических счетах.

Примечание

Табели и аналитические данные

Реализация табелей в OpenERP, связанная с аналитическими записями, управляется механизмом наследования: объект «табель» является наследником объекта «аналитическая запись».

Соответственно информация не вносится в базу данных как два отдельных события, что позволяет избежать многих проблем синхронизации. Однако они хранятся в двух разных таблицах, так как услуга является аналитической записью, но аналитическая запись не обязательно является услугой.

Это не является классическим подходом, но это логично и прагматично. Табели сотрудников являются хорошим показателем того, как на основании аналитического учета распределить расходы предприятия по оказанию услуг по различным делам.

Аналитические счета должны быть отражены в общем учете, но в нем нет прямого аналога этих аналитических счетов. Вместо этого, если почасовые затраты на сотрудников правильно учтены, записи табеля за месяц должны быть сбалансированы окладом + социальным пакетом, выплачиваемым всем работникам в конце месяца.

Несмотря на все это, достаточно трудно сформировать среднюю почасовую стоимость сотрудника именно потому, что она зависит от:

  • дополнительно отработанных ими часов,

  • отпусков и больничных,

  • изменениями зарплаты и всех связанных затрат, таких, как плата за социальное страхование.

Отчеты, которые позволяют соотнести счета общего учета и аналитические счета, являются ценными инструментами для улучшения вашей оценки различных почасовых затрат на сотрудников. Разница между материальными балансами в аналитическом учете и в счетах общего учета делится на общее количество отработанных часов, затем полученную величину можно будет применить к стоимости продукта. Некоторые компании корректируют эту разницу путем проведения другой аналитической операции на конец месяца в созданном для этой цели счете. Этот аналитический счет должен иметь баланс, стремящийся к нулю.

Так как вы получили систему с интегрированным табелем, вы теперь можете:

  • отслеживать прибыльность проектов в аналитических счетах,

  • просматривать историю записей табеля по проектам и по сотрудникам,

  • регулярно корректировать почасовую стоимость сравнением принятых ставок с реальностью,

Важно

Контроль и управление стоимостью проекта

Точный контроль стоимости и прибыльности проектов очень важен.

Он дает вам возможность делать хорошие оценки и отслеживать бюджеты, выделенные на различные услуги и проекты, такие как продажи, стоимость исследований и разработки. Вы можете также улучшить ваши аргументы на основе фактического материала, а не догадок, если вам необходимо изменить забуксовавший договор с потребителем.

Анализ прибыльности по проекту и сотруднику доступен из аналитических счетов. Во внимание принимаются все выставленные счета, а также стоимость времени, потраченного на каждый проект.

Управление по подразделениям

При правильном использовании, табели являются хорошим инструментом управления для руководителей проектов и могут обеспечить понимание затрат и времени.

Система управления должна быть внедрена, если важна работа сотрудников как команды. Все сотрудники должны заполнять свою табели правильно, потому что это лежит в основе планирования контроля и финансового управления и выставления счетов по проектам.

Вы увидите в разделе «Управление Услугами», что вы можете автоматически готовить счета за услуги в конце месяца на основе табелей. Но в то же время некоторые контракты ограничиваются количеством предоплаченных часов. Эти часы и вычитание отработанных часов из заданного лимита также управляется табелями.

В такой ситуации, часы, которые не занесены в табель, представляют потерянные деньги для компании. Поэтому важно создать эффективную проверку работы с табелями на услуги и их заполнения. Чтобы создать структуру для управления с помощью табелей, вы должны установить модуль hr_timesheet_sheet.

/doc_static/5.0/_images/timesheet_flow.png

Процесс утверждения табеля

Этот модуль предоставляет новый экран, дающий вам возможность управлять табелями за период. Записи в табель производятся сотрудниками каждый день. В конце недели, сотрудники проверяют недельные табели и отдают их менеджеру услуги, который должен утвердить записи своей команды. Периоды определены в формах компании, и вы можете задать ежемесячные или еженедельные периоды.

Для внесения данных табеля каждый сотрудник пользуется меню [Управление персоналом ‣ Табели ‣ Мои табели ‣ Мой текущий табель] (Human Resources ‣ Timesheets ‣ My Timesheets ‣ My Current Timesheet).

/doc_static/5.0/_images/service_timesheet_sheet_form.png

Форма для внесения данных табеля

В верхней части экрана указаны время входа и выхода из системы. Система позволяет проводить регулярный контроль присутствия на рабочем месте. Две кнопки, [Приход] (Sign in) и [Уход] (Sign out), дают возможность автоматического заполнения отработанных часов в панели слева. Количество часов может быть изменено пользователем, так что это не является настоящей системой контроля присутствия.

Область в нижней части экрана представляет список табельных записей работника для выбранного дня. Всего должно получиться количество часов, отработанных в компании за день. Это обеспечивает простую проверку того, что время присутствия на протяжении дня правильно разнесено по работам.

Вторая вкладка табеля, По дням (By day), дает количество отработанных часов по различным проектам. При наличии несоответствия между посещаемостью и записями табеля, вы можете использовать вторую закладку, чтобы обнаружить дни или записи, которые не были внесены правильно.

/doc_static/5.0/_images/timesheet_sheet_hours.png

Подробная информация отработанных сотрудником часов, по дням

Третья вкладка, По проектам (By account), показывает время, отработанное по всем различным проектам. Это дает возможность получить обзор распределения рабочего времени сотрудника по различным проектам.

В конце недели или месяца, работник подтверждает свой табель. Если время присутствия в компании соответствует введенным подробным записям, весь табель затем считается подтвержденным и направляется руководителю отдела, который отвечает за утверждение табеля, либо возврат сотруднику для внесения исправлений.

Каждый менеджер может посмотреть на список табелей своего отдела, ожидающих утверждения, с помощью меню [Управление персоналом ‣ Табели ‣ Табели моего отдела ‣ Табели] (Human Resource ‣ Timesheets ‣ My Department’s Timesheets ‣ Timesheets) для проверки. Затем он должен утвердить их или вернуть обратно.

Для определения структуры отдела используйте меню [Администрирование ‣ Пользователи ‣ Отделы ‣ Отделы] (Administration ‣ Users ‣ Departments ‣ Departments).

Совет

Утверждение табеля

На первый взгляд утверждение табеля руководителем отдела может показаться бюрократическим препятствием. Однако это действие является критическим для эффективного управления. Мы слишком часто видим компании в ситуации, когда менеджеры настолько перегружены, что они не знают, что делают их сотрудники.

Так что это процесс утверждения дает руководителю понимание работы каждого сотрудника, по крайней мере раз в неделю. И это осуществляется при помощи учета отработанных часов на всех различных проектах.

Когда табели утверждены, вы можете использовать их для контроля затрат и для выставления клиентам счетов за работы.

Договоры и их ставки, планирование, и методы подготовки счетов описаны в следующей части, «Управление Услугами».