This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Управление договорами на Услуги

Внутри OpenERP договоры могут быть различной формы, в зависимости от их природы. Таким образом, вы можете различать различные типы договоров, такие, как:

  • договоры с фиксированной ценой,

  • договоры с возмещением расходов, с выставлением счета, когда услуга оказана,

  • договоры с фиксированной ценой, с ежемесячным выставлением счетов по мере оказания услуг.

Совет

Предложения по договорам

Некоторые компании составляют контракты на основе запрошенных объемов, выполняемых по определенной цене в течение определенного периода. В таком случае договор представлен прейскурантом для конкретного клиента.

Прейскурант связан с контрагентом через вкладку Свойства (Properties) клиентской формы Контрагент (Partner), так, что он используется всякий раз, когда требуется что-либо купить у данного контрагента или продать ему (в зависимости от того, что это за сделка -- закупка или продажа). OpenERP автоматически выбирает цену, основанную на этом согласованном прейскуранте.

Договоры с фиксированной ценой

Договоры с фиксированной ценой при продаже услуги представлены в OpenERP при помощи Заказа на продажу (Sales Order). В этом случае управление поставкой услуг происходит так же, как при продаже товаров или расходных материалов со склада.

Вы можете создавать новые заказы при помощи меню [Управление продажами ‣ Заказы на Продажу ‣ Новое Предложение] (Sales Management ‣ Sales Orders ‣ New Quotation).

The new Sales Order document starts in the Quotation state, so the estimate has no accounting impact on the system until it's confirmed. When you approve the document, your estimate moves into the state In Progress .

/doc_static/5.0/_images/service_sale_workflow.png

Процесс обработки Заказа на Продажу

Когда Заказ на Продажу (Sales Order) утвержден, OpenERP автоматически создаст предложение -- счет и/или документы на доставку на основании заданных вами параметров Заказа.

Счет будет обрабатываться системой в зависимости от данных, указанных в поле Регламент поставки (Shipping Policy) на второй вкладке Заказа на продажу -- Прочее (Other):

  • Payment before delivery : Open ERP creates an invoice in the Draft state. Once this is confirmed and paid the delivery is activated.

  • Выставление счета после доставки (Invoice on Order After Delivery) : после проверки и подтверждения Заказа выпускается Заказ на доставку (Delivery Order). Черновик счета в этом случае создается после завершения доставки.

  • Поставка и счет вручную (Shipping & Manual Invoice) : OpenERP запускает процесс доставки после подтверждения заказа, и добавляет кнопку, которую надо нажать вручную, когда вы готовы выпустить счет.

  • Счет при комплектации (Invoice from the Packing) : счета создаются на стадии комплектации.

Примечание

Доставка заказа

Термин «доставка» в системе OpenERP трактуется весьма широко. Результат доставки зависит от продаваемого продукта.

Если тип продукта либо складируемый (материальный) (stockable), либо расходные материалы, OpenERP создаст запрос, чтобы продукт был направлен для комплектации. Если тип продукта является услугой, планировщик OpenERP создаст или задания в системе управления проектами, или субподряд в виде Заказа на Закупку, если метод Закупки продукта -- Изготовление на заказ.

Выставление счета после доставки делается именно так, как называется -- счет за услугу подготавливается, когда задания закрыты.

Когда вы готовите новый договор, вы можете просто внести заказ в систему, и OpenERP будет отслеживать заказ.

Это хорошо работает для малых заказов. Но при большей стоимости заказов на услуги вы можете захотеть выставлять счета несколько раз на протяжении договора, например:

  • 30% при заказе,

  • 40% по выполнении,

  • 30% через месяц после запуска системы в эксплуатацию.

В этом случае необходимо создать несколько счетов на основании одного Заказа на продажу. У вас есть два варианта сделать это:

  • Не обрабатывайте счета автоматически на основании Заказа на продажу, а выберите выставление счетов вручную,

  • Создайте черновики счетов и свяжите их через третью вкладку в Заказе на продажу -- История (History), в разделе Связанные счета (Related Invoices). Когда вы подготавливаете счет из заказа, OpenERP вычитает сумму уже связанных с заказом счетов для расчета предлагаемой суммы выставляемого счета.

Договоры с возмещением затрат

По некоторым договорам выставляется счет не с ценой, установленной при заказе, а с рассчитанной в зависимости от стоимости оказанных услуг. Это обычно происходит в строительном секторе или в больших проектах.

Для этого вам необходимо использовать совершенно иной подход, потому что вместо использования заказа в качестве базы для выставления счета вы используете аналитические счета. Для этого вам требуется установить модуль hr_timesheet_invoice.

Для каждого договора создается аналитический счет. Для этого аналитического счета должны быть заполнены следующие поля:

  • Контрагент (Partner) : связанный с договором контрагент,

  • Прейскурант продаж (Sale Pricelist),

  • Выставление счетов (Invoicing).

Выбор ставки для счетов является косвенным методом указания того, что счета по проекту будут выставляться на основе стоимости, отраженной на счетах аналитики. Это может принимать различные формы, такие, как доставка услуг, закупка сырья и возмещение затрат.

Примечание

Прейскуранты и ставки для подготовки счетов

Вы можете выбрать прейскурант в аналитическом счете, не используя его для указания почасовых ставок.

Примером этого является клиентский проект, счета по которому будут выставлены только косвенно из аналитических расходов. Ввод прейскуранта для аналитического счета позволяет сравнивать фактические продажи с ситуацией лучшего случая, при которой за все услуги будут выставлены счета. Для получения этого сравнения вам необходимо просмотреть аналитический баланс по аналитическому счету.

Услуги вносятся в табели различными людьми, работающими по проекту. Для подготовки периодических счетов руководитель проекта или менеджер использует следующее меню: [Управление финансами ‣ Периодическая обработка ‣ Записи к выставлению счетов ‣ Записи, по которым счета не выставлены] (Financial Management ‣ Periodical Processing ‣ Entries to Invoice ‣ Uninvoiced Entries).

Затем OpenERP выводит все затраты, по которым еще не выставлены счета. Вы можете отфильтровать предлагаемый список и нажать на соответствующую кнопку действия, чтобы генерировать соответствующие счета (счета-фактуры). Вы можете выбирать уровень детализации, который сообщается в счете, например, дату и подробные сведения об услугах.

/doc_static/5.0/_images/service_timesheet_invoice.png

Экран выставления счетов за услуги

Примечание

Управление проектами и аналитические счета

Меню [Управление проектами ‣ Финансовое управление проектами ‣ Аналитические счета] (Project Management ‣ Financial Project Management ‣ Analytic Accounts) доступно только при установке модуля account_analytic_analysis. Он предоставляет дополнительные глобальные финансовые и операционные виды проектов менеджерам проектов.

Выберите проект и откройте его записи аналитики при помощи кнопки [Затраты к выставлению счета] (Costs to invoice). Вы увидите список затрат, счет по которым может быть выставлен клиенту:

  • отработанное время,

  • возмещение расходов,

  • закупка сырья.

Затем вы можете подготовить счет по выбранным позициям при помощи кнопки действия [Счет по затратам] (Invoice costs).

Договоры с фиксированной ценой и выставлением счетов по этапам

Для больших проектов с высокой стоимостью, при договоре с фиксированной ценой, выставление счетов на основании Заказа на продажу не всегда правильно. Если длительность проекта по оказанию услуг планируется около шести месяцев, выставление счетов могут быть основаны на следующем расписании:

  • 30% при заказе,

  • 30% в середине проекта,

  • 40% при завершении проекта.

Такой или подобный подход часто используется компаниями. Однако данный метод выставления счетов может создать много проблем для организации и выставления счетов по проекту:

  • Крайне трудно определить, находится ли проект на правильном пути. Конечная точка нечеткая, что может привести к сложной дискуссии с клиентом в момент окончательного счета.

  • Если проект занимает больше или меньше времени, чем было спрогнозировано, это соответственно вызовет занижения или завышения сумм выставляемых в процессе выполнения проекта счетов.

  • Получение вами надлежащей оплаты может зависеть от клиента. Например, если клиенту требуется много времени, чтобы подписать окончание и принятие проекта, вы не можете выставить счет на оставшиеся 40%, даже если вы оказали все согласованные услуги.

  • Менеджер, отвечающий за общение с клиентом, и руководитель проекта -- часто -- разные люди (см. раздел «Назначение ролей: менеджер и руководитель проекта» главы «Внутренняя организация и управление Проектами». Руководитель проекта должен уведомлять менеджера о моменте, когда клиенту необходимо выставить счет, но этот момент может быть легко забыт или истолкован неверно.

  • Стоимость проекта может быть фиксирована для оказываемых услуг, но включать дополнительные расходы, такие, как возмещение расходов на командировки. Выставление счета на основании Заказа на закупку не очень хорошо адаптируется к такой ситуации.

OpenERP предоставляет третий метод для выставления счетов за услуги, который может быть полезен для больших проектов. Он основан на периодическом выставлении счетов по проекту на основе отработанного времени, но не более фиксированной суммы, которая не может быть превышена. В конце проекта составляется окончательный счет или кредитная нота для получения общей суммы, установленной для проекта.

Для настройки такого проекта необходимо установить почасовые ставки для выставления счетов, прейскурант и максимальную сумму на аналитическом счете для проекта. Затем за услуги выставляется счет, на протяжении всего проекта различными руководителями проекта и менеджерами, как и в проектах, которые оплачиваются по затраченному времени. Менеджеры могут применить скидку в окончательном счете, если проект занял больше времени, чем допускалось в соответствии с контрактом.

When the project is finished you can generate the closing invoice using the Final Invoice button on the analytic account. This automatically calculates the final balance of the bill, taking the amounts already charged into account. If the amount already invoiced is greater than the maximum agreed amount then Open ERP generates a draft credit note.

Этот подход дает много преимуществ по сравнению с традиционными методами выставления счетов по этапам для договоров с фиксированной ценой:

  • Договоры с фиксированной ценой и возмещением расходов оплачиваются сходными способами, что делает процесс подготовки счетов в компании довольно простым и систематическим, даже тогда, когда проекты носят смешанный характер.

  • Все счета выставляются на основе отработанного времени, облегчая прогнозирование выставления счетов при помощи планов, связанных с различными аналитическими счетами.

  • Такой метод работы обучает руководителей проектов так же, как и клиентов, потому что возникает необходимость перерасчета за выполненные работы при пробуксовке проекта.

  • Выставление счетов следует общему курсу проекта и позволяет избежать зависимости поставщика от благоволения клиента при утверждении определенной фазы.

  • Выставление счетов по затратам происходит по тому же самому рабочему циклу, и следовательно, существенно упрощается.

Примечание

Обсуждение договоров

При обсуждении договоров, клиент часто не обращает внимания на режим выставления счетов. Так что часто можно достаточно просто применить этот метод выставления счета.

Договоры с ограничением по количеству

Наконец, некоторые контракты выражены в терминах количества, а не фиксированной суммы. Примером являются договоры поддержки, содержащие количество предоплаченных часов. Для составления таких договоров в OpenERP необходимо начать с установки модуля account_analytic_analysis.

Теперь вы можете установить максимальное количество отрабатываемых часов для каждого счета аналитики. Когда сотрудники вносят количество часов, отработанное ими по проекту, в табели, часы автоматически вычитаются из максимума, установленного для каждого аналитического счета.

Вы должны также назначить кого-либо в компании ответственным за обновление истекших договоров. Они станут ответственными за поиск в списке счетов с отрицательным количеством оставшихся часов.

Договор с клиентом может быть ограничен определенным количеством часов, и также может быть ограничен по длительности. Чтобы задать ограничение по длительности, необходимо указать дату окончания в соответствующем аналитическом счете.