This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Обработка расходов

Сотрудник несет расходы от имени компании. Затем компания возмещает расходы, понесенные сотрудниками. Чаще всего встречаются следующие расходы:

  • передвижение на автомобиле, возмещается по единицам расстояния (милям или километрам),

  • командировочные расходы, возмещаются на основании отчета и чеков (счетов),

  • иные покупки, такие, как канцелярские принадлежности и книги, предназначенные для компании, но закупленные сотрудником.

Интегрированный процесс

/doc_static/5.0/_images/service_expense_workflow.png

Процесс обработки по возмещению расходов

Расходы, произведенные сотрудником, группируются в периоды -- неделю или месяц. В конце периода работник подтверждает все свои расходы и направляет сводный список руководителю подразделения. Руководитель отвечает за утверждение всех отчетов о расходах, произведенных его командой. Отчет о расходах должен быть подписан сотрудником, который также прилагает к отчету чеки и квитанции.

Когда отчет утвержден начальником отдела, он заносится на счета учета, в которых регистрируются обязательства компании перед работником. Бухгалтерия затем может провести оплату по этим счетам, а также возместить расходы сотруднику, который использовал свои средства.

Некоторые расходы относятся к расходам по проектам, так что они могут быть присоединены к аналитическим счетам. После утверждения отчета понесенные расходы добавляются к затратам на дополнительных аналитических счетах.

Вам бывает необходимо выставить счета за расходы клиенту, в зависимости от согласованных условий конкретного договора. Как правило, таким образом обрабатываются путешествия и командировочные расходы. Они могут быть выставлены клиенту в конце месяца, если условия контракта включают возмещение расходов.

Если в вашей компании необходимо совершать много шагов при возмещении расходов, все это может быстро стать слишком громоздким, особенно для тех сотрудников, отчеты которых включают большое количество позиций. При внедрении хорошей системы, которая объединяет управление возмещением расходов, например, такой, которая описана выше, можно избежать многих проблем и добиться повышения производительности труда персонала.

Если ваши системы хорошо обрабатывают расходы, вы можете избежать значительных потерь, эффективно установив ваши условия продажи. При фиксированной цене договоров при возмещении расходов, как правило, выставляют счет в соответствии с фактическими расходами. В ваших интересах систематизировать эту обработку, а также максимально автоматизировать процесс, чтобы возместить расходы настолько, насколько это позволяет договор.

Утверждение Расходов

Для автоматизации управления отчетами о расходах установите модуль hr_expense. Пользователи смогут вносить свои расходы при помощи меню [Управление персоналом ‣ Расходы ‣ Новый авансовый отчет] (Human Resources ‣ Expenses ‣ New Expenses Sheet) и просматривать их при помощи меню [Управление персоналом ‣ Расходы ‣ Мои расходы] (Human Resources ‣ Expenses ‣ My Expenses).

Для различных расходов, принимаемых компанией, необходимо заранее создать шаблоны, используя форму Продукта OpenERP. Вы, например, можете, для возмещения расходов на передвижение на автомобиле по 0.25 за километр, создать продукт со следующими параметрами:

  • Product : Car travel ,

  • Unit of measure : km ,

  • Standard Cost : 0.25 ,

  • Sale price : 0.30 ,

  • Type of product : Service .

The employee keeps her expenses sheet in the Draft state while completing it throughout the period. At the end of the period (week or month) she can confirm her expense form using the Confirm button on the form. This puts it into the state Waiting for validation .

В конце периода руководитель подразделения может открыть список форм отчетов о расходов, ожидающих утверждения, с помощью меню [Управление персоналом ‣ Расходы ‣ Все расходы ‣ Расходы, ожидающие проверки] (Human Resources ‣ Expenses ‣ All expenses ‣ Expenses waiting validation).

Совет

Управление ролями

Вы должны назначить роль Управление персоналом -- расходы (Human Resources -- Expenses) некоторой группе пользователей, чтобы дать возможность этой группе утверждать расходы. В общем случае данная роль обычно назначается людям, отвечающим за проекты либо руководителям подразделений.

Вы также должны назначить роль Управление персоналом -- выставление счетов по расходам (Human Resources -- Invoicing Expenses) пользователям, ответственным за подготовку счетов. Эти роли могут перекрываться (те же люди, которые утверждают отчеты о расходах группы, могут также нести ответственность за подготовку счетов).

Дальнейшая информация об управлении ролями приведена в разделе «Конфигурация и администрирование».

Руководитель подразделения может утвердить расходы, которые автоматически создают счет поставщика от имени сотрудника, с тем чтобы работнику могли быть возмещены расходы. Аналитический счет указывается на каждой строке выставленного счета. При подтверждении счета автоматически генерируются общие и аналитические бухгалтерские записи, так же, как с любым другим счетом.

Если выставление счетов в вашей компании основано на учете времени при оказании услуг или аналитических затратах, расходы будут автоматически перевыставляться на клиента при подготовке счетов клиенту за соответствующие услуги по проекту.

Выставление счетов на основе табелей позволит вам готовить все счета к выставлению в одной интегрированной системе -- на основании всех расходов и затрат по клиентскому проекту.