This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Управление Проектами

В предыдущей главе вы имели дело с финансовым управлением проектов, которое было основано на аналитических счетах OpenERP, структурированных по делам. Такой способ работы позволяет анализировать повременные планы и бюджеты, контролировать выставление счетов и управлять различными договорами.

В данной главе вы изучите использование оперативного управления проектом для организации задач и плана работы, необходимого для завершения задач. Все необходимые операции осуществляются через меню [Управление проектами] (Project Management).

Примечание

Проект

В OpenERP проект представлен набором задач для выполнения. Проекты обладают древовидной структурой, которая может быть разделена на этапы и под-этапы. Такая структура очень полезна для работы организации.

В то время как аналитические счета относятся к прошлой деятельности компании, роль управления проектами состоит в том, чтобы планировать будущее. Даже тогда, когда между ними существует тесная связь (например, когда проект был запланирован и затем выполнен при помощи OpenERP), это по-прежнему два различных понятия, каждое из которых вносит свой вклад в организацию гибкого рабочего процесса.

Большинство клиентских проектов представлено:

  • одним или несколькими аналитическими счетами в области счетов системы для отслеживания договора и его различных этапов,

  • одним или несколькими проектами в области управления проектами для отслеживания проекта и различных задач, которые требуется выполнить.

Определение Проекта и Задач

Для определения нового проекта воспользуйтесь меню [Управление проектами ‣ Проекты ‣ Новый проект] (Project Management ‣ Projects ‣ New Project). Присвойте вашему новому проекту Название Проекта (Project Name).

Вы можете поместить этот проект в иерархическую структуру, как порожденный от проекта Родительский Проект (Parent Project), и назначить ответственного в поле Руководитель проекта (Project Manager). Также вы можете назначить общую длительность проекта заполнением полей Дата начала (Starting Date) и Ожидаемое окончание (Expected End).

Отметив поле выбора Уведомлять руководителя (Warn manager), вы настраиваете систему OpenERP на отсылку запроса руководителю проекта каждый раз, когда задача закрыта. Вы можете также связать проект с категорией Рабочее время (Working Time) и со счетом Счет аналитики (Analytic Account). Также по мере необходимости можно добавить Членов команды проекта (Project Members).

Примечание

Настройка Уведомления Клиента

Если вы отметите поле Уведомлять клиента (Warn customer), вам необходимо задать верхний и нижний колонтитулы во вкладке Информация контрагента (Partner Info), которые будут использоваться в сообщениях электронной почты. Система OpenERP подготовит письмо, которое пользователь может отправить клиенту каждый раз, когда задача выполнена. Содержание этого письма основано на деталях задач проекта, и может быть изменено пользователем перед отправкой письма.

Статус проекта может принимать следующие значения:

  • Open : while the project is being carried out,

  • Pending : while the project is paused,

  • Canceled : if the project has been canceled and therefore aborted,

  • Done : the project has been successfully completed.

Примечание

Изучение удовлетворенности клиента

Некоторые компании используют системы, автоматически отправляющие клиенту письма в конце задачи, с просьбой заполнить онлайновый опрос. Это обследование позволяет им задавать разные вопросы о проведенной работе для оценки степени удовлетворенности клиентов по мере выполнения проекта.

Данная функция может быть использована компаниями, сертифицированными по ISO 9001, чтобы оценить уровень удовлетворенности клиентов.

Как только проект определен, вы можете вносить задачи, которые предстоит выполнить. У вас есть для этого две возможности:

  • при помощи кнопки-ссылки [ДЕЙСТВИЯ] (ACTION) с правой стороны формы проекта Создать задачу (Create a task),

  • при помощи меню [Управление проектами ‣ Все задачи] (Project Management ‣ All Tasks) создать новую задачу и включить ее в существующий проект.

Управление Задачами

Каждая задача должна находиться в одном из следующих состояний:

  • Draft : the task has been entered but hasn't yet been validated by the person who will have to do it,

  • Открыто (Open)

  • Закрыто (Closed)

  • Отменено (Canceled)

  • В ожидании (Pending)

Задачи могут быть назначены пользователю, который затем становится ответственным за ее закрытие. Но вы можете также оставить задачу не назначенной, так что никто конкретный не будет ответственным: различные члены команды совместно несут ответственность за принятие на себя задачи, для которой они имеют навыки.

/doc_static/5.0/_images/service_task.png

Задачи в управлении проектами

Each user then manages his or her own task using the different available menus. To open the list of unclosed tasks that you have been assigned specifically use the menu Project Management ‣ Tasks ‣ My Tasks. Or to open the unassigned tasks, go to Project Management ‣ Tasks ‣ All Tasks ‣ Unassigned Tasks and then select Draftand Open tasks from that list.

Совет

Ярлыки (Shortcuts)

Каждому пользователю следует создать ссылку в своих собственных ярлыках (shortcuts) на меню [Мои задачи] (My Tasks), потому что придется обращаться к этому меню несколько раз в день.

Назначение ролей: менеджер и руководитель проекта

В некоторых компаниях для каждого важного проекта назначаются две различные обязанности:

  • кто-то, отвечающий за клиента,

  • кто-то, отвечающий за техническое управление проектом.

Лицо, ответственное за клиента, менеджер счета клиента (client account manager), утверждает запросы клиентов, пишет предложения на продажи, и обеспечивает правильность действий и обработку выставленных счетов. Он отвечает за функциональное определение потребностей клиента. Такой менеджер имеет профиль продаж, технических продаж или финансовый профиль.

Лицо, ответственное за техническое сопровождение проекта, называется «руководитель проекта» (project manager). Это лицо обеспечивает работу по проекту, организацию и субподрядные работы по различным задачам проекта. Руководитель проекта часто несет ответственность за построение и развитие команды по выполнению проекта, и в целом имеет технический профиль.

Если вы не практикуете такого различия ролей, укажите одного и того же человека в обоих полях.

Выставление счетов за задачи

Несколько методов выставления счетов уже были описаны:

  • выставление счетов на основании Заказа на продажу,

  • выставление счетов на основе аналитических затрат (время, затраченное на оказание услуг, расходы),

  • выставление счетов на основе результатов,

  • выставление счетов вручную.

Хотя выставление счетов на основе задач может оказаться полезным, в определенных ситуациях лучше выставлять счета на основе Заказов на услуги или Заказов на закупки. Эти методы выставления счета являются более гибкими, с различным уровнем цен, установленных в прейскуранте, и различными продуктами, за которые могут быть выставлены счета. Кроме того, полезно ограничить количество методов выставления счетов, применяемых в вашей компании, при помощи расширения метода, который у вас уже применяется.

If you want to connect your Sales Order with Project Management tasks you should create such products as Consultant , and Senior Developer . These products should be configured with Product Type Service, a Procure Method of Make to Order , and a Supply Method of Produce . Once you've set this up, Open ERP automatically creates a task in project management when the order is approved.

Также вы можете изменить некоторые параметры заказа, которые влияют на выставление счетов:

  • Регламент доставки (Shipping Policy) : Предоплата (Payment before delivery) или Счет по заказу после доставки (Invoice on Order After Delivery) (когда задача закрыта),

  • Invoice On : Ordered Quantities or Shipped Quantities (actual hours in the task).

Планирование и управление Приоритетами

Для упорядочения задач по их соответствующим приоритетам может быть использовано несколько методов. OpenERP упорядочивает задачи на основе функции со следующими полями: Последовательность (Sequence), Приоритет (Priority), и Срок (Deadline).

Для планирования проекта, состоящего из нескольких задач, воспользуйтесь полем Последовательность (Sequence) на второй вкладке, Прочая информация (Other Information). Например, в случае проекта ИТ, где задачи разработки выполняются в определенном порядке, первая задача будет иметь номер 1, затем 2, 3, 4, и так далее. Когда вы открываете список задач проекта в первый раз, задачи приведены в порядке последовательности.

Вы можете использовать три перечисленных метода, или комбинацию нескольких из них, в зависимости от проекта.

Примечание

Гибкие методы (Методы Agile)

OpenERP реализует методологию Agile Scrum для проектов разработки ИТ в модуле scrum.

Scrum предоставляет систему задач со следующими концепциями: долгосрочное планирование (long-term planning), sprints, итерационная разработка (iterative development), progress meetings, burndown chart, и product backlog.

Посетите сайт: http://controlchaos.com для дополнительной информации по методологии Scrum.

/doc_static/5.0/_images/service_project_gantt.png

План Ганта, рассчитанный для скорейшего получения результата

Вы можете установить расписание присутствия (или табелей) в файле проекта. Если вы не укажете ничего, система OpenERP предполагает по умолчанию, что вы работаете 8 часов в день с понедельника по воскресенье. После задания сетки Вы можете открыть диаграмму Ганта для проекта в панели инструментов справа. Затем система вычисляет план проекта для скорейшего достижения результата с помощью упорядочения задач и расписания присутствия.

Совет

Вид календаря

OpenERP может показать вид календаря с различными задачами как в веб-клиенте, так и в клиенте GTK. Все это основано на информации о сроках и отображает только задачи, которые имеют срок выполнения. Вы можете удалять, создавать или изменять задачи с помощью простого перетаскивания.

/doc_static/5.0/_images/service_task_calendar.png

Вид календаря в системе задач

Делегирование задач

Чтобы делегировать задачу другому пользователю, можно просто изменить ответственное за выполнение этой задачи лицо. Однако, если вы поступите таким образом, система не поможет вам отслеживать задачи, то есть производить мониторинг выполнения работ, которые вы делегировали.

/doc_static/5.0/_images/service_task_delegate.png

Форма для делегирования задач другому пользователю

Однако, вы можете для делегирования задачи использовать кнопку [Делегировать] (Delegate).

Система позволяет изменять задачи на всех уровнях в цепочке делегирования, чтобы добавить дополнительную информацию. Следовательно, задача может начаться как глобальная цель и дополняться дальнейшими подробностями по мере делегирования вниз по иерархии.

Вторая вкладка на форме задачи дает вам полную историю цепочки делегирования для каждой задачи. Вы можете найти здесь ссылку на родительскую задачу, и различные задачи, которые были делегированы.