This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Искусство продуктивности без стресса

Теперь вы можете немного отвлечься от чистого управления предприятием, глядя на некоторые инструменты, предлагаемые OpenERP для улучшения вашего личного тайм-менеджмента. Это не такое большое отвлечение, потому что хорошая организация является ключом к повышению производительности в вашей повседневной работе.

Модуль OpenERP project_gtd был разработан под впечатлением от двух книг, фокусирующихся на эффективном управлении временем:

  • «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен. (Оригинал: "Getting Things Done -- The Art of Stress-Free Productivity", by David Allen (2001)), наиболее часто упоминается как сокращение GTD (торговая марка зарегистрирована с 2005). Книга построена вокруг того принципа, что люди должны ясно записывать все невыполненные задания и сохранять подробную информацию об этих заданиях в заслуживающей доверия системе.

    После этого они могут не беспокоиться о запоминании всей этой информации. Так как они могут быть вполне уверены, что информация сохранена надежно, они могут позволить себе расслабиться и сохранить энергию и время, чтобы сосредоточиться на систематической обработке самих задач.

    Примечание

    Эффективное управление временем

    Дэвид Аллен, «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» (Оригинал: David Allen, Getting Things Done, Penguin Books, New York, 2001, 267 pages. (ISBN 978-0142000281). См. также: http://davidco.com)

    Стивен Р. Кови, «7 навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности» (Оригинал: Stephen R. Covey, The 7 Habits of Highly Effective People, Free Press, 1989, 15th Anniversary Edition : 2004, 384 pages. (ISBN 978-0743269513)).

    Совет

    Снимите стресс самостоятельно !

    Уберите задачи, которые загромождают ваши мысли, путем занесения их в организованную систему. Это сразу же поможет вам самостоятельно снять стресс и организовать работу наилучшим возможным образом.

    Если вы чувствуете стресс от слишком большого количества работы, проделайте следующее упражнение, чтобы убедиться в преимуществах данного метода. Возьмите несколько листов чистой бумаги и запишите все, что приходит в голову о вещах, которые нужно сделать. Для каждой задачи, укажите следующий шаг, который надо сделать, на соседней строке, и укажите дату, когда вы будете готовы полностью посвятить время этому делу.

    В конце упражнения вы будете чувствовать себя лучше организованным, значительно снимете стресс и заметно уменьшите количество забот!

  • 7 навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности», Стивен Р. Кови. (Оригинал: The 7 Habits of Highly Effective People by Stephen R. Covey (1989)): Автор приводит советы организациям по вопросам использования этой практики, и отчеты о производительности труда организации в результате применения методики.

Целью этого отвлечения не является дать в деталях всю методологию, а описать инструменты поддержки, предоставляемые модулем project_gtd OpenERP.

Не все, что срочно, является важным

Первой модификацией, вносимой модулем в базовую систему OpenERP, является разделение понятий срочности и важности. Задачи больше не классифицируются по одному критерию, а по произведению двух критериев, что позволяет расположить по приоритету вопросы, которые являются неотложными и важными, в едином списке.

Многие руководители с большой загрузкой используют срочность в качестве единственного метода определения приоритетов. Трудность в этом случае возникает в построении плана основных задач (например, среднесрочных целей). Они не являются срочными, но тем не менее, очень важны.

Примечание

Пример различия между срочностью и важностью

Если вы очень хорошо организованы, неотложным задачам можно (и часто нужно) уделять более низкий приоритет, чем важным задачам. Возьмем пример из повседневной жизни, как иллюстрацию: проведение некоторого времени со своими детьми.

Для большинства людей это является важным делом. Но если у вас напряженная профессиональная жизнь, дни и недели представляют собой поток бесконечных срочных задач, которые предстоит решить. Даже если вы хорошо управляете своим временем, вы можете несколько месяцев не проводить времени со своими детьми, потому что задача увидеть их никогда не бывает такой срочной, как другие ваши работы, несмотря на свою важность.

В OpenERP срочность задания определяется параметром Срок (Deadline), а важность - параметром Приоритет (Priority). Классификация задания происходит по результату вычисления произведения двух факторов. Наиболее важные задачи, являющиеся и наиболее срочными, появляются в верхней части списка.

Систематизируйте вашу жизнь

В данном разделе описана методика самоорганизации, которая использует концепции контекста и timebox'а (Прим. переводчика: пока не удалось найти адекватного термина для timebox. Будет использоваться английское слово).

Контекст

Контекст определяется рабочим окружением, в котором вы должны иметь дело с определенными задачами. Например, вы можете определить следующие контексты:

  • Офис (Office) : для задач, при работе с которыми вы должны находиться на рабочем месте (например, позвонить клиенту или составить документ),

  • Автомобиль (Car) : для задач, которые в должны совершить в связи с передвижениями (например, поездка по магазинам или визит на почту),

  • Путешествие (Travel) : для задач, которые вы можете решить при помощи путешествия на самолете или поезде в процессе служебной поездки (такие задачи, как написание статьи или анализ нового продукта),

  • Дом (Home) : для задач, которые должны происходить по вашему домашнему адресу (например, встреча с уборщицей или стрижка газона).

Сотрудник / пользователь системы может создать свои собственные контексты при помощи меню [Управление проектами ‣ Конфигурация ‣ Управление временем ‣ Контексты] (Project Management ‣ Configuration ‣ Time Management ‣ Contexts).

Timebox

Затем вы должны определить timebox'ы. Timebox определяет интервал времени, в течение которого вы должны завершить задачу. Обычно timebox'ы определяются со следующей периодичностью:

  • Дневной (Daily) : для задач, которые должны быть обработаны сегодня,

  • Недельный (Weekly) : для задач, которые должны рассматриваться на этой неделе,

  • Месячный (Monthly) : для задач, которые должны быть завершены в течение месяца,

  • Длительный (Long term) : для задач, которые могут рассматриваться за срок, более одного месяца.

Задача может быть поставлена в один и только один timebox.

Вы должны различать timebox и сроки для завершения задач (deadline), поскольку срок, как правило, устанавливается требованиями руководителя проекта. Timebox, напротив, выбран в том смысле, что именно человек может сделать в течение указанного промежутка времени.

Для определения timebox'ов для вашей компании, воспользуйтесь меню [Управление проектами ‣ Конфигурация ‣ Управление временем ‣ Timebox'ы ‣ Мои timebox'ы] (Project Management ‣ Configuration ‣ Time Management ‣ Timeboxes ‣ My timeboxes).

Методология и итерационный процесс

Для эффективной организации ваших задач OpenERP использует метод, основанный на следующем систематическом и итерационном процессе:

  1. Определите все задачи, которыми вам приходится заниматься, в том числе все, которые заставляют вас просыпаться по ночам, и внесите их в папку Входящие (Inbox), которая находится в меню [Управление проектами ‣ Управление временем ‣ Мои входящие] (Project Management ‣ Time Management ‣ My Inbox).

  2. Периодически проводите классификацию задач в папке Входящие (Inbox), назначая для каждой из них контекст и timebox. Это показывает, как, где и когда задача должна быть обработана. Если задача занимает менее 10 минут, то, может быть, ее можно обработать сразу.

  3. Каждый день, выполняйте следующие процессы:

    • Первым делом с утра, выберите из timebox-а текущей недели те задачи, с которыми вы хотите иметь дело уже сегодня. Задачи представлены в порядке их важности и срочности, поэтому вы должны выбрать задачи ближе к верхней части списка.

    • Обработайте каждую задачу, то есть решите, либо вы выполняете задачу самостоятельно, либо передаете ее другому пользователю,

    • Последнее, что надо сделать в конце рабочего дня, опустошить timebox за этот день и вернуть все незакрытые задачи в timebox недели.

  4. Повторите тот же процесс каждую неделю и каждый месяц для соответствующих timebox-ов.

Совет

Не путайте понятия Повестка дня (Agenda) и Timebox

Идея timebox не зависит от идеи повестки дня. Некоторые задачи, такие как встречи, должны быть выполнены в точную дату. Так что ими нельзя управлять с помощью системы timebox, но можно при помощи повестки дня.

В идеале необходимо помещать минимум вещей в повестку дня и размещать там только задачи, которые имеют фиксированную дату. Система timebox является более гибкой и эффективной для работы с несколькими задачами.

Так что начните с ввода всех задач, требуемых подсистемой управления проектами. Они могут быть введены другим пользователем и назначены на Вас. Важно ввести все задачи, которые крутятся в голове, чтобы только заставить их покинуть ваш ум. Задача может быть:

  • работа, которую надо сделать,

  • краткая цель, среднесрочной или долгосрочной перспективы,

  • сложный проект, который еще не был разбит на задачи.

Проект или цель, которые занимают несколько дней, могут быть сведены в одну задачу. Вы не должны подробно описывать каждую операцию, если действия, которые необходимо сделать, достаточно вам ясны.

Периодически вам необходимо очищать Входящие (Inbox). Используйте для этого меню [Управление проектами ‣ Управление временем ‣ Мои входящие] (Project Management ‣ Time Management ‣ My Inbox). Назначьте timebox и контекст для каждой задачи. Это операция занимает не более нескольких минут, так как вы не выполняете сами задачи, а только их классифицируете.

/doc_static/5.0/_images/service_timebox_day.png

Timebox для задач, которые надо сделать сегодня

Затем нажмите на кнопку вверху справа [Планирование timebox] (Plan the timebox). Эта процедура позволяет выбрать задачи на день из тех, что в timebox на неделю. Эта операция дает вам обзор задач и целей среднесрочной перспективы и позволяет вам рассматривать их по крайней мере один раз в день. Затем вы решаете, на что выделить часть своего времени в этот день для определенных задач, на основании ваших приоритетов.

Поскольку задачи отсортированы по приоритету, то достаточно взять первые из списка, до достижения выделенного количества часов в день. Это займет лишь одну минуту, потому что выбор производится не из всего списка задач, о необходимости решения которых в будущем вы знаете, а только из тех, что выбраны для решения на текущей неделе.

После того, как работа с timebox завершена, вы можете начать вашу ежедневную работу по задачам. Для каждой задачи вы можете либо начать работать над ней, либо делегировать, либо закрыть, либо отменить ее.

В конце дня вы должны опустошить timebox с помощью кнопки справа вверху. Все задачи, которые не были сделаны, отсылаются в еженедельной timebox и располагаются в числе задач, которые будут планироваться утром следующего дня.

Повторяйте те же действия каждую неделю и каждый месяц, используя те же принципы, но используя соответствующие timebox'ы для этих периодов.

Эффективному использованию системы timebox вам помогут ярлыки, расположенные справа:

  • прямая ссылка на "Входящие (Inbox)",

  • список всех ваших открытых задач,

  • список ваших задач в ожидании,

  • ваши сроки,

  • ссылка на все задачи в timebox'е.

Некоторые убедительные результаты

После нескольких дней аккуратного использования этого метода, пользователи сообщают о следующих улучшениях:

  • уменьшение количества задач и целей, которые были забыты,

  • уменьшение стресса, потому что люди чувствовали себя более контролирующими ситуацию,

  • изменение приоритетов в типах ежедневно выполняемых задач,

  • больше принимается во внимание актуальность и важность задач и целей в долгосрочной организации времени,

  • улучшается эффективность управления делегированием задач и выбор, какие задачи лучше делегировать,

Наконец, важно отметить, что эта система полностью интегрирована с функцией управления проектами OpenERP. Сотрудники могут использовать или не использовать систему для своих собственных нужд. Система является дополнением к функции управления проектами, которая помогает сплочению команды и планированию на уровне компании.