This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Все элементы полного рабочего цикла

Заказ поставщику -- это документ, который позволяет вам управлять переговорами о цене, контролировать счета поставщика, обрабатывать получение товара и синхронизировать все эти документы.

Начните с рассмотрения следующего рабочего цикла заказа:

  1. Запрос ценового предложения поставщика,

  2. Подтверждение закупки,

  3. Получение и контроль продукции,

  4. Контроль счетов.

Настройка вашей базы данных

Чтобы настроить систему для изучения этих примеров, создайте новую базу данных с демонстрационными данными, и выберите Минимальный профиль (Minimal Profile), подключившись как пользователь admin. Вы можете внести данные вашей компании при настройке, либо воспользоваться данными по умолчанию, заполненными для Tiny SPRL.

Затем установите модуль purchase, который установит еще несколько модулей как зависимости. Продолжайте действия, описанные ниже, будучи подключенным как пользователь admin.

Запрос ценового предложения от поставщика

Для ввода данных нового запроса цены поставщика воспользуйтесь меню [Управление закупками ‣ Новый заказ на закупку] (Purchase Management ‣ New Purchase Order). OpenERP откроет пустую форму закупки, которую вы используете для запроса цены от поставщика. Это показано на иллюстрации «Ввод данных заказа поставщику». Если ценовой запрос пришел от автоматической закупки, созданной OpenERP, вы увидите ссылку на документ, сформировавший запрос, в поле Первоисточник (Origin).

/doc_static/5.0/_images/purchase_form.png

Ввод данных заказа поставщику

Примечание

Управление уведомлениями

Если вы установите модуль warning, у вас появится возможность задавать уведомления, появляющиеся, когда сотрудник отдела закупок вносит ценовой запрос или заказ. Вы можете устанавливать уведомления по продукту или по поставщику.

Внутренняя ссылка, дата, и склад, куда продукция должна быть доставлена, заполняются OpenERP автоматически, но вы можете при необходимости изменить значения полей. Выберите поставщика. После того, как поставщик был выбран, OpenERP автоматически заполняет контактную информацию поставщика. Также при выборе поставщика заполняется прейскурант. Это должно дать все условия, о которых вы договорились с поставщиком на данный период.

Совет

Выбор поставщика

Поиск поставщика ограничен теми контрагентами в системе, у которых отмечено поле выбора [Поставщик] (Supplier). Если вы не нашли вашего поставщика, имеет смысл проверить весь список контрагентов, чтобы убедиться, что поставщик не был внесен в систему лишь частично.

После того, как основная информация заказа заполнена, вы можете внести позиции заказа.

/doc_static/5.0/_images/purchase_line_form.png

Order line on a supplier order

Когда вы внесли продукт, OpenERP автоматически заполняет остальные поля формы:

  • Единица измерения (Unit of Measure), берется из поля Ед. изм. закупки (Purchase UoM) в форме продукта,

  • Описание (Description) продукта приводится на языке поставщика,

  • Планируемая дата (Scheduled date), рассчитывается из даты заказа и срока поставки,

  • Цена за единицу (Unit price), берется из прейскуранта поставщика,

  • Taxes, taken from the information on the product form and partner form,

    depending on the rules seen in Financial Analysis.

Совет

Описание и код продукта

Когда вы указываете названия поставщиков в форме продукта, вы можете задать название и код продукции для каждого отдельного поставщика. Если вы это сделаете, OpenERP будет затем использовать эту информацию вместо ваших собственных внутренних названий продукции для данного конкретного поставщика.

Если вы используете управление по отдельным делам, вы также можете задать аналитический счет, который должен быть использован для отчета по всем затратам на закупки. Эти затраты затем будут включены в отчет при получении счета от поставщика.

Совет

Управление на основе дел

Аналитические счета могут быть весьма полезны для всех компаний, которые управляют затратами по делам, по расположениям, по проектам, или по директориям. Для работы с несколькими осями счетов аналитики вы должны установить модуль purchase_analytic_plans.

Для автоматического выбора аналитического счета как функции от контрагента, даты, продукта, или пользователя, вы можете установить модуль account_analytic_default (который автоматически устанавливает как зависимость модуль purchase_analytic_plans, так как зависит от него).

Во второй вкладке формы продукта вы можете вписать примечание, которое будет приложено при выводе на печать подтверждения заказа или запроса коммерческого предложения. Это примечание, внесенное в форме продукта, будет автоматически выводиться при каждом заказе данного продукта. Например, вы можете вписать «Не забудьте отправить срочной доставкой в соответствии с нашим договором -- см. ссылку 1234».

Когда документ готов, вы можете распечатать его как оценку стоимости, чтобы выслать поставщику. Вы можете вписать примечание для поставщика на третьей вкладке формы.

/doc_static/5.0/_images/purchase_quotation.png

Вывод на печать коммерческого предложения поставщика

Затем оставьте документ в статусе Черновик (Draft). Когда вы получите ответ от поставщика, воспользуйтесь меню [Управление закупками ‣ Заказы на закупку ‣ Запросы предложений] (Purchase Management ‣ Purchase Orders ‣ Requests for Quotation). Выберите заказ и заполните необходимую информацию.

Когда вы хотите подтвердить заказ, воспользуйтесь кнопкой [Подтвердить заказ на закупку] (Confirm Purchase Order). Статус предложения цены будет изменен на Подтверждено (Confirmed). Для окончательного утверждения закупки нажмите кнопку [Согласовано поставщиком] (Approved by Supplier).

Совет

Подтверждение согласования

Вы можете подтвердить заказ, но не утверждать его окончательно. Делайте так, если вы хотите утвердить заказ после получения подтверждения заказа от поставщика. Это дает вам промежуточное состояние для всех заказов, ожидающих подтверждения от поставщика. Воспользуйтесь меню [Управление закупками ‣ Заказы на закупку ‣ Заказы на закупку, ожидающие согласования] (Purchase Management ‣ Purchase Orders ‣ Purchase Orders Awaiting Approval).

/doc_static/5.0/_images/purchase_process.png

Процесс заказа от поставщика

Примечание

Подтверждение поставщиком

Если вы хотите автоматизировать стадию ввода данных при получении товара, установите модуль purchase_approve. Это позволит автоматически утверждать все подтвержденные заказы.

Получение товаров

После того как заказ был утвержден, OpenERP автоматически готовит для вас черновик заказа на получение товаров. Для получения списка продуктов, которые вы ожидаете от ваших поставщиков воспользуйтесь меню [Управление запасами ‣ Входящие продукты ‣ Комплекты к обработке] (Stock Management ‣ Incoming Products ‣ Packings to process).

Совет

Закупка услуг

Если вы закупаете у вашего поставщика услуги, OpenERP не генерирует накладную. Эквивалента накладной для получения услуг не существует.

Выберите документ, соответствующий получаемым вами товарам. Обычно накладную можно найти поиском по ссылкам на заказ или название поставщика. Затем вы можете подтвердить получение продуктов.

Как было показано в разделе «Логистика и Управление Запасами», если вы получаете только часть заказа, OpenERP обрабатывает данные по остатку заказа. Автоматически создается второй протокол приемки для недостающих товаров. Вы можете его отменить, если вы думаете, что вы никогда не получите недостающие продукты.

После получения товаров OpenERP покажет вам, какие заказы остаются открытыми и состояние поставок и счетов по ним, если вы вернетесь в список заказов.

/doc_static/5.0/_images/purchase_list.png

Список открытых заказов и состояние поставок и счетов по ним

Контроль выставления счетов

Для контроля выставления счетов поставщика OpenERP предлагает в качестве стандартных три системы, которые могут отличаться от заказа к заказу:

  • Выставление счетов на основе заказанного количества (based on quantities ordered),

  • Выставление счетов на основе фактически полученного количества (based on quantities received),

  • Выставление счетов вручную (Manual Invoicing).

Режим контроля счетов устанавливается на второй вкладке заказа на закупку в поле Контроль выставления счетов (Invoicing Control).

/doc_static/5.0/_images/purchase_form_tab2.png

Заказ поставщику, контроль выставления счетов

Совет

Значение по умолчанию

Компания обычно использует какой-либо один метод контроля выставления счетов для всех счетов и заказов. Так что советуем выбрать и установить значение по умолчанию в поле Контроль выставления счетов (Invoicing Control) после установки системы.

Контроль на основе заказов

Если вы выбрали контроль выставления счетов на основе заказов, OpenERP будет автоматически генерировать счет поставщика в статусе черновика при подтверждении заказа. Вы можете получить список счетов в очереди ожидания при помощи меню [Управление финансами ‣ Счета ‣ Счета поставщиков ‣ Черновики счетов поставщиков] (Financial Management ‣ Invoices ‣ Supplier Invoices ‣ Draft Supplier Invoices).

Когда вы получаете бумажный счет от вашего поставщика, все, что вам необходимо -- это сверить его со счетом, подготовленным системой. Не забудьте проверить цены и количество. Когда счет подтвержден, бухгалтерские проводки, представляющие затраты на закупку, будут внесены в систему автоматически.

Заказ поставщику будет автоматически переведен в статус Оплачено (Paid), когда вы оплатите счет поставщика.

Этот метод контролирования счетов часто используется в сервисных компаниях, так как сумма счета соответствует сумме заказа. При логистике, наоборот, вы наиболее часто работаете с контролем счетов на основе получения товара.

Контроль на основе получения товаров

Для контроля выставления счетов от вашего поставщика на основе получения товаров установите поле Контроль выставления счетов (Invoicing Control) на второй вкладке формы заказа в значение Из подборки (From Picking).

В этом случае заказом не формируется счет, ни в статусе черновика, ни в каком ином. В форме приходного ордера материалов поле Контроль выставления счетов (Invoicing Control) устанавливается в К выставлению счета (To be Invoiced).

Затем сотрудник склада может получить различные заказы. Если он хочет подготовить черновик счета за полученные товары, он может нажать кнопку действия [Создать счет] (Create Invoice). OpenERP запросит у вас журнал для данного счета. Затем система откроет его, либо подготовленные счета (в случае одновременного создания счетов по нескольким доставкам), что позволит вам проверить правильность до подтверждения.

Такой подход полезен, когда вы получаете счет от поставщика одновременно с поставкой. Обычно счета отправляются по почте несколькими днями позже. В этом случае сотрудник склада оставляет поставку не измененной, без подготовки счета. Затем раз в день или раз в неделю бухгалтер создает черновики счетов на основе всех принятых поставок за день. Для этого используется меню [Управление запасами ‣ Входящие продукты ‣ Создать черновики счетов при приемке] (Stock Management ‣ Incoming Products ‣ Generate Draft Invoices on Receptions). Бухгалтер нажимает кнопку действия для подготовки всех черновиков счетов по списку полученных поставок, по которым счета еще не подготовлены.

В этот момент бухгалтер принимает решение, требуется ли подготовить счета индивидуально, либо сгруппировать все полученные от того же поставщика товары в один счет.

Счета затем обрабатываются в соответствии с управляющим значением On Order. Когда счет получен в бухгалтерии, производится сравнение полученного счета от поставщика со счетами, ожидающими контроля.

Совет

Плата за доставку

Для управления платежами за доставку установите модуль purchase_delivery (который на момент написания находился в addons-extra). Это автоматически добавит платежи за доставку при создании черновика счета как функцию от доставленных или заказанных продуктов.

Тендеры

Для управления тендерами вам необходимо использовать модуль purchase_tender (который находится в момент написания данного материала в addons-extra). Это позволит вам создавать несколько запросов цены для поставщиков для одного и того же требования закупки. После установки модуля OpenERP добавит новое меню [Тендеры по закупке] (Purchase Tenders) в [Управление Закупками] (Purchase management). После этого вы можете определять новые тендеры.

/doc_static/5.0/_images/purchase_tender.png

Определение тендера

Чтобы ввести данные нового тендера, воспользуйтесь меню [Управление закупками ‣ Тендеры по закупке ‣ Новые тендеры по закупке] (Purchase Management ‣ Purchase Tenders ‣ New Purchase Tenders). OpenERP при этом откроет новую пустую форму тендера. Номер для ссылок при переписке присваивается по умолчанию, вы можете внести информацию о вашем тендере в остальные поля.

Если вы хотите внести ответ поставщика на ваш запрос тендера, добавьте новый черновик заказа на закупку в список на вкладке Предложения (Quotation) вашего тендерного документа. Если требуется внести изменение в цены поставщика, достигнутое в результате переговоров, измените соответствующий Заказ на Закупку (Purchase Order), который вы оставили в статусе черновика и связали с данным тендером.

В общем списке заказов на закупку OpenERP показывает во втором столбце, Тендер на закупку (Purchase Tender), ссылку на тендер при ее наличии.

Когда один из заказов, относящихся к тендеру, будет подтвержден, все остальные заказы будут автоматически отменены системой OpenERP. Это дает вам возможность выбрать только один заказ для данного тендера.

Пересмотр цен

OpenERP поддерживает несколько методов вычисления и автоматического изменения стоимости продукции:

  • Стандартная цена (Standard price): зафиксирована вручную, и

  • Стандартная цена (Standard price): пересчитывается автоматически и периодически,

  • Взвешенное среднее (Weighted average): изменяется при каждом поступлении на склад.

Эта стоимость используется для оценки запасов и представляет собой затраты на ваш продукт. Включает все прямые затраты. Вы можете включить такие элементы затрат, как:

  • цена поставщика (supplier price),

  • стоимость доставки (delivery charges),

  • затраты на производство (manufacturing costs),

  • стоимость хранения (storage charges).

Стандартная цена

Режим управления ценами для продукта показан на третьей вкладке Цены и поставщики (Prices & Suppliers) формы продукта. Для каждого отдельного продукта вы можете выбрать, хотите ли вы работать в режиме Стандартная цена (Standard Price) или в режиме Средняя цена (Average Price) (взвешенная средняя цена).

Совет

Упрощенный вид

Если вы работаете в режиме Упрощенный вид (Simplified View), вы не увидите поля, позволяющие вам управлять режимом расчета цены продукта. В этом случае значением по умолчанию является стандартная цена.

Значение Стандартная цена (Standard Price) означает, что затраты на продукт установлены для каждого продукта вручную в поле Затраты (Cost Price). Переоценка производится, как правило, один раз в год на основе средних затрат на закупку или производственных затрат.

Вы обычно используете стандартные затраты для управления продуктами при малом изменении цен на протяжении года. Например, стандартные затраты могут использоваться для управления книгами или стоимостью хлеба.

Эти затраты, которые могут быть зафиксированы на целый год, дают следующие преимущества:

  • вы можете рассчитывать цену продажи на основе стоимости затрат на продукт и затем работать с маржой, а не с фиксированной ценой по данному продукту,

  • упрощается бухгалтерский учет, так как есть прямая зависимость между оценкой стоимости запасов и количеством полученных товаров.

Чтобы получить возможность автоматической периодической переоценки стандартной цены, вы можете использовать модуль product_extended (расположенный в момент написания данного текста в addons-extra). Это добавит к форме продукта кнопку действия, позволяющее вам установить дату для всех выбранных продуктов. Затем OpenERP произведет перерасчет цены продуктов как функцию стоимости сырья и производственных операций, приведенных в технологической карте.

Взвешенное среднее

Работа со Стандартными ценами (Standard Prices) сама по себе не дает возможности качественно управлять себестоимостью продуктов, когда цена существенно изменяется вместе с состоянием рынка. Это характерно для многих продуктов ИТ и энергетики.

В этом случае может возникнуть требование, чтобы OpenERP автоматически устанавливал цену в ответ на каждое поступление товаров на склад. Отправки (вывод со склада) не влияют на цену продукта.

Совет

Вычисление цены

При каждом получении товаров цена продукта пересчитывается при помощи следующей бухгалтерской формулы: NP = (OP * QS + PP * QR) / (QS + QR), где использованы следующие обозначения:

  • NP: Новая цена (New Price),

  • OP: Старая цена (Old Price),

  • QS: Действительное количество в запасах (Quantity actually in stock),

  • PP: Цена, уплаченная за полученное количество (Price Paid for the quantity received),

  • QR: Полученное количество (Quantity received).

Если управление продуктами производится на основании взвешенного среднего, OpenERP откроет окно, позволяющее вам указать цену полученных продуктов при каждом поступлении товаров. Цена закупки по умолчанию берется из заказа на закупку, но вы можете изменить цену, например, чтобы добавить стоимость доставки различных полученных продуктов.

/doc_static/5.0/_images/purchase_pmp.png

Приходный ордер продуктов, управляемых на основе взвешенного среднего

После подтверждения поступления цена будет автоматически пересчитана и внесена в форму продукта.