This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Классические решения управления документами

Встречая необходимость организовать документы, компании рассматривают различные решения управления документами, которые продвигают сегодня, от простого архивирования электронной почты до полных электронных систем управления, ориентированных на произвольные документы.

К сожалению, такие решения не всегда очень полезны, так как они слишком слабо интегрированы с системами управления компаниями. Большинство решений, которые мы видели, недостаточно используется сотрудниками -- часто используется некоторыми, но не всеми.

Основное соображение в том, что такая не интегрированная система управления документами, добавляет работы сотруднику. Например, в идеале каждый сотрудник отдела продаж должен сохранять каждое подтверждение клиенту в системе управления документами. Лишь это требование уже означает достаточно большую дополнительную нагрузку для простого подтверждения заказа:

  1. Получить и прочитать сообщение электронной почты от клиента,

  2. Сохранить сообщения и вложенные в него файлы на рабочем столе,

  3. Соединиться с системой ERP и подтвердить заказ,

  4. Соединиться с системой управления документами,

  5. Найти подходящее место для сохранения документа,

  6. Создать директорию для клиента и заказа, если они не существуют,

  7. Скопировать файлы с рабочего стола в правильное место системы управления документами.

Это, естественно, много операций, чтобы только обработать одно простое подтверждение заказа. Вы можете понять, почему многие компании неохотно используют свои системы управления документами, даже если они пошли на затраты и усилия по их закупке и установке.

Совет

Свободные системы управления документами

Существует некоторое количество свободных прикладных систем управления документами. Наиболее известны:

Очень трудно поддерживать информацию в системе управления компании синхронизированной с системой управления документами. Например, когда клиент меняет адрес, пользователи меняют информацию в системе управления компанией, но обычно не меняют его в системе управления документами.

Более того, так как пользователи должны создавать аналогичную структуру хранения в обеих системах, вы быстро обнаружите, за несколько месяцев, что информация в систему управления документами сильно расходится с с системой управления компанией, если это две отдельные системы. Например, как вы узнаете, где хранить ваши менее часто используемые документы, такие например, как документы найма автомобилей сотрудниками?

Кроме того, системы управления документами обычно очень сложны, так как они должны управлять правами доступа пользователей практически тем же путем, как и системы управления компанией. Это означает для администраторов систем ввод той же самой информацией о правах доступа дважды.

Вы увидите, что общая интеграция систему управления документами OpenERP с главной системой управления компанией, и расширения для клиентского программного обеспечения электронной почты Outlook и Thunderbird предлагает элегантное решение, направленное на решение этих проблем.