This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Важность качественного управления документами

Глобализация означает, что рабочие места намного сильнее рассредоточены географически. Это означает, что документы также намного больше используются для коммуникации и совместной работы людьми в разных странах и на разных континентах.

Вы увидите трудности коммуникации даже между сотрудниками в одном офисе, из-за того, что у них отсутствует легкий доступ к необходимым документам. Вы обнаружите некоторые документы, хранимые кем-то в бухгалтерии, разделяемые поддиректории, которые используются всеми сотрудниками, некоторые документы имеются в бумажной форме, некоторые в электронной форме -- и часто свободно доступны для всех.

Взрывное увеличение количества необходимых компании документов тоже не помогает. Если их хранение и индексация организованы неудачно, эти документы становятся бесполезными, так как их практически невозможно найти.

Недостаточное управление документами может привести к значительным потерям времени. Спросите себя, как часто вы замечаете, что вы ищете:

  • Каталог поставщика, который был послан менеджеру по закупкам,

  • Договор с клиентом, подписанный несколько месяцев назад,

  • Финальный набор условий и терминов, предложенный конкретному клиенту,

  • Документы, требуемые для приема нового сотрудника на работу,

  • Подтверждение заказа, посланное клиентом одному из ваших сотрудников отдела продаж, или возможно, даже более часто, когда соответствующий сотрудник ушел в отпуск, получил ли он это подтверждение заказа вообще,

  • Инструкцию или процедуру из вашего руководства качеством, если возник сбой процесса,

  • Сообщение электронной почты, посланное одному из ваших коллег,

  • Документ, который вам нужен в качестве шаблона для особого типа договора,

  • Полную историю переписки между вами и поставщиком по данному договору.

Может быть, даже больше, чем потери времени, недостаток качественного управления документами вызывает снижение качества вашей организации и предоставляемых вашей компанией услуг. В таких компаниях возможно, что:

  • наборы документов не следуют стандартным шаблонам,

  • все представители отдела продаж готовят предложения своим собственным способом и постепенно меняют способ так, что они начинают делать предложения для себя, а не для команды,

  • изменение в типах договоров остается внутри малой группы людей и не попадает в остальную часть компании, чтобы помочь остальным пользователям,

  • управление версиями документов хаотично или просто не существует.

Таким образом, хорошая интегрированная система управления документами может служить мощным средством помощи в управлении компании день за днем. С ней вы также легко можете:

  • Продолжить работу, начатую коллегой перед уходом в отпуск и отвечать на запросы клиентов при необходимости,

  • Получать примеры всех документов буквально за «несколько щелчков мыши», так что вы сможете следовать стандартам компании в таких областях, как подтверждение заказов, запрос ценовых предложений, отчеты о встречах, результаты для клиентов, примеры договоров, и шаблоны писем и факсов,

  • Находить инструкции и иные связанные документы если вы не знаете, как решать какие-то задачи -- например, что необходимо делать при найме нового сотрудника, при организации конференции, или как оформить протокол встречи или совещания,

  • Очень легко воспользоваться работой, сделанной коллегой, для удовлетворения сходных требований и построить всю индивидуальную работу для компании,

  • Находить все заказы для клиента или поставщика в несколько секунд для ответа на пару вопросов, продолжая обсуждение, когда человек, впервые контактировавший по данному вопросу со стороны вашей компании, недоступен,

  • Построить свои методы работы и дать возможность вашим коллегам получать пользу от каждого улучшения в документе или инструкции.

На примерах выше показана важность хорошей системы управления документами, и как она может помочь в улучшении продуктивности и качества результатов каждого сотрудника.