This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Поиск документов

Было показано несколько способов быстрого доступа к документам:

  • Из вложений к ресурсу OpenERP,

  • Через FTP доступ к OpenERP,

  • Использованием меню [Управление документами ‣ Структура директорий] (Document Management ‣ Structure of Directories).

Но если вы не знаете, где можно найти конкретный документ, в OpenERP также имеется инструмент для поиска, интегрированный в систему управления документами. Для поиска файла воспользуйтесь меню [Управление документами ‣ Поиск файла] (Document Management ‣ Search for a file). Откроется экран поиска, который позволит вам провести поиск по всем вложениям и всем документам на сервере FTP.

Вы можете искать файл, используя различные критерии:

  • Имя файла (filename),

  • Владелец файла (owner of a file),

  • Название ресурса, к которому этот файл присоединен (title of the resource),

  • Контрагент, к которому документ относится (partner),

  • Директория, в которой находится файл (directory),

  • Даты его создания и модификации.

Обратите внимание на важное преимущество интегрированной системы управления документами. Информация, такая, как какой контрагент ассоциирован с документом, определяется OpenERP автоматически, когда документ был сохранен в директории. Пользователь никогда не вводит эту информацию -- она определяется автоматически, на основании информации о ресурсе, когда он сохраняется как файл.

Но ваш поиск не ограничен этими несколькими полями. Вы также можете искать по содержимому файлов. Каждый файл автоматически индексируется системой, чтобы дать вам механизм поиска, подобный Google, для всего множества документов компании.

Примечание

Поддерживаемые форматы файлов

The OpenERP document management system can index the following file formats:

  • TXT : текстовые файлы,

  • PDF : файлы PDF,

  • SXW : файлы Open Office V1,

  • ODT : файлы Open Office V2,

  • DOC : файлы Microsoft Word.

Прочие типы файлов обрабатываются в системе управления документами правильно, но их содержимое автоматически не индексируется.

Эта функциональность очень важна. Все, что вам требуется, это провести поиск по названию контрагента или номеру заказа, чтобы автоматически получить все документы, которые относятся к запросу. И вы можете использовать фрагмент текста, чтобы найти нужный вам документ внутри подмножества.

Интеграция с электронной почтой

Использование Outlook и Thunderbird

/doc_static/5.0/_images/document_attachment_outlook.png

Отправка вложения из системы управления документами через Outlook

Работа с внесенными пользователям изменениями

Чтобы сделать систему управления документами настолько ненавязчивой, насколько это возможно, пользователи системы должны иметь возможность легко сохранять все документы, которые они готовят или получают от своих клиентов и поставщиков. Так что OpenERP предоставляет панели аналитики, чтобы помочь пользователям системы одобрить получение ими таких документов.

Таким образом, вы найдете две панели аналитики в меню [Панели аналитики ‣ Управление документами] (Dashboards ‣ Document Management). Одна панель предназначена для менеджера системы управления документами, и одна панель предназначена для отслеживания использования системы различными пользователями.

Первая панель дает вам возможность отслеживать документы по месяцам, по клиентам, и по типу ресурса. Вы также можете быстро оценить использование системы по пользователям.

/doc_static/5.0/_images/document_board1.png

Панель аналитики для менеджера системы управления документами

Вторая панель аналитики показывает вам, как различные сотрудники используют систему. Показано количество файлов, отправленных каждым пользователем, и кто последним использовал систему управления документами. Это дает вам некоторую информацию об обучении пользователей и позволяет оценить необходимость изменения способов работы.

/doc_static/5.0/_images/document_board2.png

Панель аналитики для системы управления документами, анализ по пользователям

Управление версиями

Обычно существует необходимость отслеживания всех важных документов, которые вы распечатали. Например, когда вы посылаете счет клиенту, хорошей идеей будет сохранить копию этого счета во внутренних бумагах или в электронном виде. Затем вы можете напечатать ее повторно в том же виде, в котором вы ее отправляли, даже если информация компании изменилась за это время.

Чтобы сделать это, OpenERP может автоматически сохранять как вложения различные отчеты, распечатанные пользователями. По умолчанию, как вложения сохраняются только счета, и они сохраняются в момент распечатывания. Это сделано потому, что так наиболее часто требуется законом.

Однако вы можете настроить систему так, что не будет иметь значения, какой тип отчета печатается -- они все могут быть сохранены автоматически. Чтобы включить эту функцию для другого типа отчетов, измените конфигурацию в меню [Администрирование ‣ Конфигурация ‣ Низкоуровневые ‣ Действия ‣ Отчеты XML] (Administration ‣ Configuration ‣ Low Level ‣ Actions ‣ XML Reports).

/doc_static/5.0/_images/document_report_modif.png

Изменение определения отчета

Выберите отчет, который вы хотите изменить и заполните поле Префикс для сохранения как вложение (Prefix for saving as an attachment). После того, как вы это сделаете, при каждом действии печати документа будет автоматически происходить сохранение вложения в документ.

Документы, используемые для процессов компании

Наконец, система управления документами также полностью связана с главной системой, которая управляет процессами компании. Поэтому в каждом узле вашего процесса управления вы можете сохранить инструкцию. Когда пользователь открывает вид процесса соответствующего документа, он получает возможность нажать на директории, чтобы увидеть все документы, которые могут быть полезными для данной фазы процесса.

Таким образом также вы можете эффективно сохранять документы, требуемые для каждой фазы процесса.

/doc_static/5.0/_images/document_process.png

Пример документа, связанного с управлением процессами