This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

The Importance of Good Document Management

Глобализация означает, что рабочие места намного сильнее рассредоточены географически. Это означает, что документы также намного больше используются для коммуникации и совместной работы людьми в разных странах и на разных континентах.

You will see communication problems even between employees in the same office because they do not have easy access to the documents that they need. You find some documents kept by someone in the accounts office, shared directories that serve everybody, some documents in paper form, others in electronic form – quite a free-for-all.

An explosion in the number of documents that a company needs does not help. If their storage and indexation are badly organized, these documents become useless because they are almost impossible to find.

Недостаточное управление документами может привести к значительным потерям времени. Спросите себя, как часто вы замечаете, что вы ищете:

  • A supplier catalogue that has been sent to a purchasing manager,

  • Договор с клиентом, подписанный несколько месяцев назад,

  • Финальный набор условий и терминов, предложенный конкретному клиенту,

  • Документы, требуемые для приема нового сотрудника на работу,

  • An order confirmation sent by a customer to one of your salespeople or, perhaps even more common, when the relevant salesperson has gone on vacation, if you ever received such an order confirmation,

  • A procedure from your quality manual if there has been a process fault,

  • Сообщение электронной почты, посланное одному из ваших коллег,

  • Документ, который вам нужен в качестве шаблона для особого типа договора,

  • Полную историю переписки между вами и поставщиком по данному договору.

Even worse than the loss of time, perhaps, the lack of good document management is bad for the quality of your organization and the service provided by your company. In such a company it is likely that:

  • sets of documents do not follow a standard layout,

  • все представители отдела продаж готовят предложения своим собственным способом и постепенно меняют способ так, что они начинают делать предложения для себя, а не для команды,

  • a correction to a type of contract stays with a small group of people and does not percolate back into the rest of the company to benefit other users,

  • управление версиями документов хаотично или просто не существует.

Таким образом, хорошая интегрированная система управления документами может служить мощным средством помощи в управлении компании день за днем. С ней вы также легко можете:

  • Continue the work started by a colleague if she has gone on vacation, and respond to her customers if needed,

  • Получать примеры всех документов буквально за «несколько щелчков мыши», так что вы сможете следовать стандартам компании в таких областях, как подтверждение заказов, запрос ценовых предложений, отчеты о встречах, результаты для клиентов, примеры договоров, и шаблоны писем и факсов,

  • Retrieve procedures and other associated documents if you do not know how to do a certain task – such as things you should do when hiring a new employee, organizing a conference, or structuring meeting minutes,

  • Reuse work done by a colleague to meet similar needs and build on all the individual work done in your own company,

  • Find all the orders for a customer or from a supplier in just a few seconds to answer questions or to continue a discussion when the initial contact point in your company is not available,

  • Построить свои методы работы и дать возможность вашим коллегам получать пользу от каждого улучшения в документе или инструкции.

На примерах выше показана важность хорошей системы управления документами, и как она может помочь в улучшении продуктивности и качества результатов каждого сотрудника.