This is the documentation for older versions of Odoo (formerly OpenERP).

See the new Odoo user documentation.

See the new Odoo technical documentation.

Управление рабочим циклом Купли-Продажи

Чтобы ознакомиться с рабочими циклами системы, протестируйте рабочий цикл купли-продажи в два этапа.

Первый этап состоит из закупки продукта, которая требует следующих операций:

  1. Разместите Заказ на Закупку в Plumbing Component Suppliers на 10 единиц Titanium Alloy Radiators по цене 56.00 за единицу.

  2. Получите эту продукцию в ваши Входящие запасы (Goods In).

  3. Выпустите Счет на закупку.

  4. Произведите оплату Поставщику.

После выполнения этих действий, продайте часть продукции, используя следующую последовательность:

  1. Получите Заказ на продажу 6 единиц Titanium Alloy Radiators от Smith and Sons, продайте их по цене 130.00 за единицу.

  2. Отправьте продукцию.

  3. Выставьте счет Клиенту.

  4. Получите платеж.

Заказ на Закупку

To place a Purchase Order with your supplier, use the menu Purchases ‣ Purchase ‣ Quotations and click the Create button.

Заполните следующее поле:

  • Supplier : Plumbing Component Suppliers .

As you complete the Supplier field, OpenERP automatically completes the Pricelist field from information it takes out of the Partner record.

Внесите следующую информацию

  • Product : Titanium Alloy Radiator - type in part of this name then press the tab key to complete it, or click the Search More at the end of the s to bring a search box. (if product is previously configured)

Когда вы выбрали продукт из ассортимента продуктов, Open ERP автоматически заполнит поля информацией, найденной в записи Продукта (Product):

  • Ед. изм. Продукта (Product UOM) : единица измерения данного продукта,

  • Описание (Description) : подробное описание продукта,

  • Планируемая дата (Scheduled date) : базируется на времени изготовления (выполнения) продукта,

  • Цена за ед. (Unit price) : цена за единицу измерения продукта,

  • Счет аналитики (Analytic account) : если указан любой счет, он будет выведен в позиции заказа (в данном примере счет не указан),

  • Налоги (Taxes) : применимые налоги, определенные для Контрагента, если указаны, в противном случае берутся из записи Продукта, если указаны (в данном примере отсутствуют).

Примечание

Analytic account

You may have ticked and Apply Analytic accounting for purchases from Settings ‣ Purchases ‣ Purchase Order

В процессе ввода вы можете изменить любое из полей в соответствии с требованиями Заказа на закупку. Измените:

  • Количество (Quantity) : на 10,

  • Цена за ед. (Unit Price) : на 56.00.

Сохраните эту позицию заказа и закройте окно Позиция Заказа (Order Line) нажатием на кнопку [Закрыть] (Close). Теперь вы можете подтвердить весь заказ, состоящий из одной позиции, нажатием на [Сохранить] (Save), при этом форма будет переведена в режим «только для чтения».

It is now in a state of Draft PO, Confirm that by clicking Confirm Button which corresponds to an approval from a manager or from Accounts within your own company and moves the order into Purchase Order state. Send by Email, with the help of this button you can Request for Quotation and mean while your Draft PO moves in to RFQ sentstate.

If you click the Incoming Shipments & Invoices tab you will see the delivery Destination is your own company's Stock location and Receive Invoice button show you the draft invoice was created from the order. It is not entirely obvious at this stage, but the invoice is in a draft state so it can be edited and, crucially, has no accounting impact yet: it is just ready for your accounting group to activate it.

Получение товаров

После подтверждения Заказа вам надо ожидать доставки продукции от вашего поставщика. Обычно этим занимается кто-то из сотрудников Склада (Stores), который должен совершить следующие действия:

  1. Open the menu Warehouse ‣ Receive/Deliver By Orders ‣ Incoming Shipments using the expand/collapse icon.

    Примечание

    Из Заказа на Закупку

    You could have clicked the Incoming Shipment Button to the top right of the Purchase Order form to reach the same screen, but this would confuse the purchasing role with the stores role. That Button is very useful during testing and training, however.

  2. When the Incoming Shipments window appears, select the name of the entry in the list (IN/00002) to display the Packing List itself – you would usually do a search for the supplier name or order number in a list that was larger than this – then click Receive to indicate that you are receiving the whole quantity of 10 units.

В этот момент вы приняли в вашей компании 10 единиц продукции, в ранее показанном расположении.

Using the menu Purchases ‣ Products ‣ Products you can find the product Titanium Alloy Radiators with Quantity On Hand and Incoming 10. From the product form click on Stock by Location from More button, you can see the Quantity On Hand and Incoming Stock of this product in various locations.

Совет

Прослеживание при двойной записи

Open ERP работает по системе двойной записи при перемещениях запасов, аналогично двойной записи в бухгалтерии. Из-за этого вы можете проводить различные анализы уровня запасов с вашим складом, а также с соответствующими уровнями в Местоположении контрагента с вашим поставщиком. Система двойной записи, аналогичная бухгалтерскому учету, довольно легко позволяет отслеживать движения запасов, и обрабатывать любые возникающие ошибки.

Контроль счетов

Когда вы получили от поставщика счет к оплате (который, как правило, направляется в вашу бухгалтерию) перейдите в меню [Бухгалтерия ‣ Поставщики ‣ Счета поставщиков] (Accounting ‣ Suppliers ‣ Supplier Invoices), чтобы открыть список счетов, ожидаемых от поставщиков к получению. Эти счета позволяют вашей бухгалтерии сверить цены и количества заказанных продуктов и услуг с ценами и количествами, указанными в полученном от поставщика счете (и так как получение счетов с условиями, более выгодными для поставщиков, по сравнению с условиями, согласованными на момент закупки -- не редкость, это полезная функция).

In this example, you created an invoice automatically when you confirmed the supplier's Purchase Order. That is because the Invoicing Control field on the order was set to From Order(the default option). Other options enable you to create invoices at the time of receiving goods or manually. The initial state of an invoice is Draft .

Now click the invoice for your order PO00001 to display its contents. You can compare the goods that you have recorded there with the invoice received from your supplier. If there is a difference, it is possible to change the order lines to, for example, add a delivery charge. Click Validate to confirm the invoice and put it into the Open state.

После того, как счет проверен, бухгалтерские проводки генерируются автоматически. Чтобы увидеть результат на вашем плане счетов, воспользуйтесь меню [Бухгалтерия ‣ Планы ‣ Планы счетов] (Accounting ‣ Charts ‣ Chart of Accounts), затем нажмите [Открыть планы] (Open Charts) на странице [Планы счетов] (Chart of Accounts), чтобы увидеть дебет в 560.00 по счету Закупки (Purchases) и кредит 560.00 по счету Кредиторская (Payable).

Оплата Поставщику

Select the menu Accounting ‣ Suppliers ‣ Supplier Invoices and click on the Unpaid Filter from Search for a list of supplier invoices that have not yet been paid. Write the PO00001 in search text box, itself to find the invoice. In practice, you would search for the invoice by order number or, more generally, for invoices nearing their payment date.

Click on Pay button in the supplier invoice form. It opens the Pay Invoice window with a description of the payment.

Supplier and Date comes automatically from invoice. You need to just enter the Payment Method. After that, click on Pay button to post this entry.

Примечание

Оплата счета

Вышеописанный метод предназначен для компаний, которые не используют свою систему бухгалтерского учета для оплаты счетов, а только для учета и записи. Если вы используете модуль account, то он предоставляет совершенно другие, более эффективные, методы, позволяющие управлять платежами, такие как ввод выписки со счета, сверка документов, с использованием инструментов для подготовки платежей и взаимодействие с банками.

Вы можете контролировать бухгалтерское воздействие оплаты счетов через план счетов, доступный из меню [Бухгалтерия ‣ Планы ‣ План счетов] (Accounting ‣ Charts ‣ Chart of Accounts). Open ERP автоматически создает бухгалтерские проводки из платежа и может сверить платеж со счетом. Теперь у вас появилась новая проводка, которая дебитует счет Кредиторская (Payable) на сумму 560.00 и кредитует счет Средства (Cash).

Если вы посмотрите на [Бухгалтерия ‣ Проводки по журналам ‣ Проводки по журналам] (Accounting ‣ Journal Entries ‣ Journal Entries), то вы увидите обе бухгалтерские проводки, по одной в каждом из журналов Закупка (Purchase) и Банк (Bank) в состоянии Черновик (Draft).

От Коммерческого предложения до Заказа на продажу

In OpenERP, sales proposals and sales orders are managed using documents that are based on the same common functionality as purchase orders, so you will recognize the following documents in general but see changes to their detail and to their workflows. To create a new sales proposal, use the menu Sales ‣ Sales ‣ Quotations and click on Create button which creates a new order in a state of Draft Quotation , then:

  1. Select the Customer Smith and Offspring . This has the effect of automatically completing several other fields: Ordering Contact, Invoice Address, Shipping Address, and the Pricelist Public Pricelist (EUR). They are all only defaults, so these fields can be modified as you need.

  2. Click the Add an iteam link in Sales Order Lines section to open a Sales Order Lines window.

  3. Select the product Titanium Alloy Radiator . Although the Product field is not itself required, it is used by OpenERP to select the specific product so that several other fields can be automatically completed on the order line of the proposal, such as Description, Unit of Measure, Unit Price and Taxes.

  4. Change the Quantity (UoM) to 6 and the Unit Price to 130.00. Then click Save & Close and the line appears on the quotation form.

  5. On the Other Information tab of this Sales Order, select a Shipping Policy of Deliver all products at once and Create Invoice of On Delivery Order from their dropdown menu lists. you can also define default Invoicing Method, use the menu Settings ‣ Configuration ‣ Sales under Invoicing Process set The default invoicing method is Invoice based on deliveries .

  6. Go back to the Quatation and validate the document by clicking Confirm Sale which calculates prices and the changes the order's state from Quotation to Sale Order as shown in screenshot Sales Order Form. If you were in negotiation with the prospective customer, you would keep clicking Compute and Save, keeping the document in Quotation state for as long as necessary.

    /doc_static/7.0/_images/order.png

    Sales Order Form

  7. By clicking View Delivery Order button, you can see the Picking List that has been created and you will be able to see any invoices that relate to this order when they are generated.

Go to Sales ‣ Products ‣ Products to display a list of products: just the one, Titanium Alloy Radiator , currently exists in this example. Its Real Stock still shows 10.00 but its Virtual Stock now shows 4.00 to reflect the new future requirement of 6 units for dispatch.

Подготовка товара к отправке Клиентам

The stores manager selects the menu Warehouse ‣ Receive/Deliver By Orders ‣ Delivery Orders to get a list of orders to dispatch. For this example, find the Delivery Order related to the sale order which you have created.

Совет

Фоновые планировщики

At the moment, your Sales Order is waiting for products to be reserved to fulfil it. A stock reservation activity takes place periodically to calculate the needs, which also takes customer priorities into account. The calculation can be started from the menu Warehouse ‣ Schedulers ‣ Run Schedulers. Running this automatically reserves products.

Если вы не хотите все время заниматься проблемами запасов, а хотите опираться на рабочие процессы, вы можете установить модуль mrp_jit (Точно по расписанию (Just In Time)).

Although OpenERP has automatically been made aware that items on this order will need to be dispatched, it has not yet assigned any specific items from any location to fulfil it. It is ready to move 6.00 Titanium Alloy Radiators from the Stock location to the Customers location, so start this process by clicking Check Availability. The Move line has now changed from the Confirmed state to the Available state.

Then click the Deliver button to reach the Deliver Products window, where you click the Deliver button to transfer the 6 radiators to the customer.

Для анализа перемещений запасов, которые вы произвели во время этих операций, воспользуйтесь меню [Склад ‣ Продукт ‣ Продукт] (Warehouse ‣ Product ‣ Product) и найдя этот продукт, нажмите кнопку действия Запасы по расположениям (Stock by Location), которая находится на правом краю, чтобы посмотреть, что ваши запасы уменьшились на 4 радиатора и общее расположение Клиенты (Customers) теперь содержит 6 радиаторов.

Выставление счетов за Товары

Use the menu Accounting ‣ Customers ‣ Customer Invoices to open a list of Sales invoices generated by OpenERP. If they are in the Draft state, it means that they do not yet have any presence in the accounting system. You will find a draft invoice has been created for the order SO00001 once you have dispatched the goods because you had selected Invoice based on deliveries .

Once you validate an invoice, OpenERP assigns it a unique number, and all of the corresponding accounting entries are generated. So open the invoice and click Validate to do that and move the invoice into an Open state with a number of SAJ/2013/002.

You can send your customer the invoice for payment at this stage. Print Invoice by Click Print or Invoice link from Print button to get a PDF document that can be printed to the customer.

Просмотрите план счетов, чтобы проверить влияние описанных действий на ваш бухгалтерский учет. Вы увидите новую позицию выручки от выставленного счета.

Клиентский Платеж

Регистрация оплаты счета потребителем по существу аналогична процессу оплаты счета поставщику. В меню [Бухгалтерия ‣ Клиенты ‣ Счета клиентам] (Accounting ‣ Customers ‣ Customer Invoices), нажмите на название счета, который вы хотите отметить как оплаченный:

  1. Use the Register Payment button which opens a new window Pay Invoice.

  2. Select the Payment Method, for this example select Bank(EUR) then Pay the entry.

/doc_static/7.0/_images/familiarization_invoice.png

Форма Счета

Check your Chart of Accounts as before to see that you now have a healthy bank balance in the Cash account.